Mengelola Aset Tetap Sebagai Strategi Keuangan Perusahaan – Perspektif Akuntan

pengantar

Peran aset tetap dalam manajemen bisnis telah digarisbawahi oleh sebagian besar eksekutif bisnis dan diturunkan hanya menjadi barang dengan kehadiran fisik. Menurut Investopedia, ini adalah harta benda berwujud jangka panjang yang dimiliki dan digunakan perusahaan dalam produksi pendapatannya dan tidak diharapkan untuk dikonsumsi atau diubah menjadi uang tunai lebih cepat dari setidaknya satu tahun.

Standar Akuntansi Internasional, IAS (yaitu IAS 16) juga menganggapnya sebagai aset yang manfaat ekonominya di masa depan mungkin mengalir ke entitas dan biayanya dapat diukur dengan andal. Ini termasuk salah satu dari 2 jenis: "Aset Hak Milik" – aset yang dibeli dengan hak kepemilikan yang sah dan digunakan, dan "Aset Leasehold" – aset yang digunakan oleh pemilik tanpa hak hukum untuk jangka waktu tertentu. Exmaples yang khas termasuk pabrik dan peralatan, gedung, perlengkapan dan peralatan, mesin, kendaraan dan alat berat, komputer dan peralatan IT dll.

Upaya untuk mempertahankan, menggunakan, dan melacak ini disebut sebagai manajemen aset tetap. Ini pada dasarnya adalah proses akuntansi yang berusaha untuk melacak aset tetap untuk tujuan akuntansi keuangan, pemeliharaan preventif, pencegahan pencurian dan untuk melacak lokasi, kuantitas, kondisi dan status penyusutan aset. Praktek manajemen ini cenderung melihat lebih dari sekedar sifat kuantitatifnya. untuk memasukkan atribut kualitatif juga dan biasanya akan mempertimbangkan proses seperti perencanaan aset, pengadaan, pelacakan, penyusutan dan pembuangan. Sistem manajemen yang paling umum adalah register aset tetap yang pada dasarnya adalah register manual yang digunakan untuk melacak aset tetap perusahaan dan menunjukkan informasi yang berkaitan dengan nilai aset, tanggal akuisisi, nama pemasok, kode referensi, dan detail lainnya yang diperlukan. untuk menghitung penyusutan dan tujuan pajak.

Relevansi dalam Bisnis

Manajemen aset tetap biasanya tidak dianggap sebagai prioritas utama oleh perusahaan tetapi manajemen aset tetap yang efektif memberikan banyak manfaat yang tidak dapat digarisbawahi. Di antara beberapa relevansi adalah:

• Ini membantu organisasi untuk melacak semua aset mereka dan dapat mengetahui di mana aset tersebut berada, bagaimana aset tersebut digunakan, dan kapan perubahan dilakukan kepada mereka.

• Ini membantu untuk memastikan bahwa tingkat depresiasi dihitung secara akurat dan penilaian rutin untuk memastikan bahwa pelaporan dalam laporan keuangan akurat.

• Ini menciptakan lebih banyak efisiensi dalam operasi karena manajemen aset memungkinkan organisasi untuk memahami kemampuan asetnya, dan bagaimana mereka dapat dioperasikan dengan cara yang paling efektif untuk meningkatkan profitabilitas.

• Ini membantu untuk mengambil keuntungan dari keringanan pajak melalui tunjangan modal. Dengan penerapan penyisihan modal untuk aset yang dapat didepresiasi, manajemen aset yang efektif akan menjamin penuh manfaat pajak yang tersedia untuk semua aset tetap yang dapat diidentifikasi.

• Ini membantu untuk menghindari misrepresentasi dalam laporan keuangan. Manajemen aset yang efektif akan memastikan bahwa nilai aset tetap dicatat secara akurat dalam laporan keuangan untuk menghindari potensi berlebihan atau mengecilkan nilai aset.

• Ini membantu untuk menilai dan mengidentifikasi risiko yang terkait dengan penggunaan dan kepemilikan aset untuk faktor mitigasi yang relevan untuk dipertimbangkan.

• Kemungkinan insiden pencurian diturunkan sebagai penghitungan yang tepat dari proses pemulihan aset akan memastikan bahwa perusahaan memaksimalkan pengembalian tanpa kehilangan barang selama proses tersebut.

Efek Merugikan dalam Bisnis

Mungkin fakta bahwa aset tetap tidak bersifat cair dapat menjelaskan beberapa alasan mengapa eksekutif bisnis kurang memperhatikannya meskipun mungkin terdiri dari porsi signifikan dari total aset pada neraca perusahaan. Namun, efek buruknya tidak dapat dinegosiasikan untuk bisnis apa pun. Kemungkinan efek samping termasuk

• Dapat mengakibatkan ketidakakuratan dalam nilai aset tetap yang dilaporkan dalam laporan keuangan karena data aset yang tepat mungkin tidak berada di tempat dan pada akhirnya mengurangi kepercayaan investor dalam laporan keuangan

• Laporan aset tetap juga bisa membutuhkan waktu lebih lama untuk diproduksi karena data mungkin tidak lengkap atau tidak ada

• Tanpa manajemen aset tetap, aset bisnis dapat terkena pencurian atau penyalahgunaan karena pelacakan yang buruk

• Ketiadaannya dapat menyebabkan pengeluaran modal yang berlebihan tanpa produktivitas yang menyertainya sehingga mempengaruhi arus kas

• Ini memiliki potensi untuk berkontribusi pada nilai yang terlalu rendah atau terlalu tinggi dari operasi perusahaan

• Hal ini juga dapat mempengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan jika keuntungan atau kerugian yang tidak akurat pada pembuangan aset dicatat dengan implikasi pajak terkait, terutama dalam hal keuntungan

• Dapat menyebabkan tambahan atau peningkatan biaya audit karena auditor mungkin harus menghabiskan lebih banyak waktu pada audit aset karena catatan yang tidak lengkap atau tidak ada catatan

• Hal ini dapat mengakibatkan penganggaran modal yang buruk terutama ketika sumber data utama yang membentuk basis untuk penganggaran penuh dengan informasi yang tidak akurat atau tidak lengkap.

Cara Efektif Mengelola Aktiva Tetap dalam Bisnis

Profitabilitas bukan hanya fungsi pendapatan, tetapi juga manajemen sumber daya yang lebih baik termasuk aset tetap, maka kebutuhan untuk memastikan manajemen yang efektif. Cara praktis yang mungkin untuk mengelola aset tetap adalah sebagai berikut:

Pastikan akuntabilitas dan perlindungan aset yang aman – Penitipan aset yang aman adalah bagian yang sangat penting dari proses dan dicapai dengan menugaskan petugas yang bertanggung jawab sebagai seorang kustodian. Hanya ketika hal tersebut dilakukan maka akuntabilitas aset dapat dibentuk, yang dapat menghasilkan peningkatan tingkat keamanan dan membantu mengurangi insiden pencurian atau penyalahgunaan termasuk melayani sebagai tindakan manajemen risiko.

Pelacakan Aset Institusi Sistem– perusahaan yang memiliki aset dalam jumlah besar, terutama aset bergerak, perlu menerapkan sistem pelacakan aset tetap untuk memastikan keselamatan dan produktivitas. Mempertahankan detail terkini aset dengan melacak lokasi, penggunaan, penjaga, pemeliharaan, dll. Dapat membantu memastikan keamanan, produktivitas, dan efisiensi.

Lakukan pelabelan atau pelabelan aset tetap – Pelabelan atau pemberian tag aset dengan pengenal unik berjalan jauh untuk memastikan manajemen dan pengendalian aset yang efektif dan tepat. Misalnya, jika perusahaan memiliki banyak aset tetap dengan beberapa bahkan hampir teridentifikasi, seseorang dapat membuat kesalahan dengan membuat duplikat catatan aset sehingga perlu untuk memberi label dan menandai aset dengan benar. Penandaan atau pelabelan seperti itu juga dapat mempercepat audit aset tetap karena mereka dapat diidentifikasi dengan mudah.

Melakukan verifikasi aset – untuk memastikan manajemen aset yang optimal, verifikasi aset fisik berkala harus dilakukan untuk memastikan keberadaan dan identifikasi semacam itu, untuk menghasilkan rekonsiliasi hasil verifikasi dengan catatan aset dalam buku-buku bisnis, dengan semua pengecualian signifikan dicatat dan diselidiki dengan tepat. Hal ini juga dapat mengungkapkan ketidakefisienan dalam proses akuisisi dan pengendalian aset yang mungkin memerlukan perhatian dan koreksi yang perlu untuk menjaga.

Menetapkan SOP atau Kebijakan Aset Tetap dan kontrol internal yang kuat – Adanya standar prosedur operasi (SOP) atau kebijakan aset tetap atau kontrol internal dianggap sebagai cara yang bijaksana untuk mengelola secara efektif seperti itu dalam bisnis. Karena mereka biasanya pengeluaran modal besar, menempatkan mekanisme seperti itu akan memastikan perolehan mereka, pemeliharaan, gerakan dan pelepasan dikelola dengan baik dengan risiko lebih rendah dari insiden seperti pencurian, keberadaan aset hantu, penyalahgunaan dan kesalahan yang memiliki potensi untuk mempengaruhi profitabilitas. Kebijakan depresiasi dan pembuangan yang benar-benar diterima dan didokumentasikan dengan implementasi yang tepat akan mengurangi risiko salah saji atau kesalahan dalam pelaporan keuangan.

Dapatkan perangkat lunak aset tetap yang andal – Perangkat lunak aset tetap yang andal tidak hanya akan memiliki data yang tersedia pada komponen aset, lokasi, kuantitas, dll tetapi juga akan meningkatkan pelaporan. Penerapan cara manual untuk menghitung mengatakan depresiasi dapat cacat oleh beberapa kesalahan yang akan mempengaruhi keandalan nilai aset tetap dalam laporan keuangan, namun, penggunaan perangkat lunak tersebut menawarkan laporan yang relatif ditingkatkan yang dapat dihasilkan kapan saja atau setiap hari. Praktik seperti mencocokkan, memindai dan melampirkan faktur ke catatan aset didorong karena akan memberikan manajemen dengan penilaian yang akurat dari aset tetap dalam seluruh bisnis dan memfasilitasi audit semacam itu.

Kesimpulan

Terbukti bahwa dengan manajemen aset tetap yang efektif, bisnis memiliki potensi untuk memaksimalkan laba atas investasi modal, mengurangi risiko dan meningkatkan efisiensi pengelolaan aset, menghemat biaya dan waktu administratif, meningkatkan akurasi kepatuhan pelaporan keuangan dan pajak dan membuat keputusan yang efektif untuk meningkatkan profitabilitas organisasi secara keseluruhan dan mendukung pertumbuhan.