Pengantar Manajemen Aset Tetap

Ada manfaat nyata dari penerapan dan pemeliharaan catatan dan kontrol atas aset. Penghematan dapat diperoleh dari kemampuan melihat penggelaran aset saat ini dan dengan demikian memaksimalkan penggunaannya. Memantau aset akan mengurangi penggunaan yang tidak sah atau penyelewengan dan memastikan karyawan meninggalkan aset pengembalian perusahaan di bawah kendali mereka. Dalam beberapa kasus, suatu sistem dimandatkan oleh peraturan pemerintah, syarat-syarat pinjaman, syarat-syarat hibah publik, syarat-syarat asuransi, dll. Seseorang dapat memelihara dan mengelola semua aset tetap suatu bisnis jika mereka memiliki perangkat lunak untuk membantu mereka. Sistem komputer dan perangkat lunak tersedia mengurangi kerumitan, menghemat waktu dan mencegah kesalahan. Mengapa menggunakan program perangkat lunak manajemen aset?

Sementara metode kertas dan pensil dapat digunakan, program perangkat lunak membantu dalam perekaman, pemeliharaan dan pengauditan aset. Ini menghemat waktu dan memberikan gambaran aset yang lebih jelas karena menyortir dan melihat dengan cara yang berbeda cepat dan mudah.

Solusi paling dasar akan menggunakan program spreadsheet seperti excel. Bahkan setelah bermigrasi ke perangkat lunak yang khusus dirancang untuk manajemen aset ada kalanya program spreadsheet dapat terus bermanfaat.

Apa itu Aset?

Apa yang Anda sebut aset sering tergantung pada aktivitas bisnis Anda. Hal pertama yang terlintas dalam pikiran adalah aset tetap seperti komputer, peralatan produksi, perabot kantor, dll. Anda bahkan mungkin ingin mempertimbangkan karyawan sebagai aset atau bahkan layanan dan kontrak perawatan. Program perangkat lunak manajemen aset yang fleksibel dapat menyediakan cara untuk melacak banyak hal yang kebanyakan dari kita tidak akan dianggap sebagai aset.

Apa langkah pertama saya dalam menyiapkan sistem atau 'solusi'?

1: Putuskan aset apa yang akan dikelola.

Semakin banyak aset semakin banyak pekerjaan dalam menyiapkan sistem Anda. Membatasi aset hanya untuk mereka yang memiliki nilai dolar tertentu adalah ide yang bagus.

2: Memutuskan karakteristik aset apa yang penting untuk dicatat dalam perangkat lunak.

Pilihan Anda tidak hanya akan berpengaruh pada jumlah pekerjaan yang diperlukan tetapi juga sejauh mana Anda dapat memanipulasi dan melihat informasi aset dengan menyortir bidang informasi aset atau kombinasi bidang.

Misalnya jika Anda menyiapkan bidang untuk 'lokasi', Anda dapat mengurutkan data untuk melihat aset apa yang ada di setiap lokasi. Jika Anda juga memiliki bidang untuk 'jenis' atau 'kelas' maka Anda dapat mengurutkan dan menampilkan lebih lanjut untuk hanya menampilkan jenis aset tertentu seperti komputer di satu atau lebih lokasi.

Seperti dalam setiap aspek kehidupan seseorang harus membuat pilihan sulit antara apa yang ideal dan apa yang layak. Pilihan Anda akan berpengaruh pada entri data ketika aset baru tiba serta mengumpulkan informasi tentang aset yang ada. Pilihan yang Anda buat juga akan mempengaruhi pilihan perangkat lunak Anda karena beberapa mungkin tidak menangani semua yang Anda inginkan. Salah satu keterbatasan tersebut ditemukan dalam program perangkat lunak AssetTrakker Pro. TrackitSoftware tidak menyediakan metode pelacakan penyusutan karena dirasakan ini menambahkan terlalu banyak kerumitan yang membutuhkan pengumpulan dan pemeliharaan lebih banyak data. Selain itu, mereka merasa, penanganan penyusutan membutuhkan pengetahuan yang lebih unggul dari peraturan dan peraturan pemerintah di luar keahlian orang-orang yang paling diuntungkan dari manajemen aset. Departemen akuntansi sudah menghitung dan memperhitungkan depresiasi. * Beberapa perangkat lunak tidak mempromosikan penghitungan depresiasi tetapi hanya menawarkan fungsi terbatas yang dalam banyak kasus bukan cara yang diminta peraturan.

Beberapa bantuan!

Di bawah ini adalah daftar bidang Atribut Aset 'untuk pertimbangan Anda. Anda tidak akan ingin menggunakan semuanya untuk 'solusi' Anda sendiri dan mungkin memiliki tambahan yang Anda butuhkan.

Aset #: Referensi identifikasi kunci yang digunakan untuk melacak aset. Mereka bisa berupa angka lurus atau angka dengan awalan abjad. (0001 atau A001). Nomor ini digunakan untuk keperluan audit dan mungkin untuk referensi silang.

Buat: Produsen

Model: Berguna saat mengatur servis atau membeli komponen. Berguna sebagai memungkinkan pengelompokan berdasarkan tipe model.

Serial #: Identifikasi aset khusus. Dibutuhkan saat melakukan garansi atau klaim asuransi.

Biaya untuk Repl .: Perkiraan biaya penggantian aset. Berguna untuk perencanaan, penilaian risiko dan asuransi.

Cross Ref. #: Referensi nomor aset lainnya atau ikat bersama kelompok aset.

Jenis: Dapat digunakan untuk pengelompokan umum seperti furnitur, komputer, pengiriman, dll.

Kondisi: Membantu untuk melihat apa yang kemungkinan membutuhkan penggantian atau memutuskan kebutuhan layanan.

Keterangan: Detail lainnya selain untuk membuat, model, dan nomor seri.

Memo: Informasi tambahan tentang aset. Jika komputer Anda mungkin ingin daftar rincian konfigurasi perangkat keras atau bahkan program yang diinstal di atasnya.

Departemen: Ini berguna untuk menyortir aset oleh departemen untuk membantu dalam pengauditan.

Lokasi: Bidang yang baik untuk memiliki sehingga pencarian / semacam dapat memberi Anda pandangan yang jelas tentang di mana aset berada.

Digunakan oleh: Diperlukan jika Anda memiliki aset dalam kepemilikan pribadi karyawan dan / atau aset di luar tempat usaha.

Tanggal Ditugaskan: Berguna jika aset dipindahkan atau untuk memberi tahu berapa lama aset berada di lokasi saat ini.

EOL yang diharapkan: Tanggal yang diantisipasi ketika aset tidak lagi berguna.

Didanai oleh: Sumber dana jika disediakan oleh Edisi Obligasi, atau dana luar (pinjaman) atau hibah.

Biaya: Total biaya perolehan aset.

Tanggal Diakuisisi: Membantu memberikan beberapa gagasan ketika diperlukan penggantian.

Discharge: Menunjukkan aset telah dibuang.

Tanggal Berakhir: Aset tanggal dibuang.

Penggunaan Bisnis%: Digunakan jika aset tidak digunakan sepenuhnya oleh bisnis untuk memecah penggunaan aset. Bukan untuk semua orang, tetapi bidang yang imajinasi mungkin menemukan penggunaan yang sangat diperlukan.

OUT: Digunakan untuk Pelacakan Alat / Peralatan,

Diambil Oleh / Di Dari: Digunakan untuk Pelacakan Alat / Peralatan untuk menunjukkan siapa yang mengambil atau mengembalikan barang.

Tanggal jatuh tempo: Digunakan untuk Pelacakan Alat / Peralatan untuk menunjukkan kapan suatu aset dikembalikan.

Nilai yang Dipulihkan: Hasil bersih dari pelepasan aset.

Disposed Detail: Catatan tentang bagaimana dan di mana aset dibuang.

Garansi: Menunjukkan apakah aset dilindungi oleh garansi atau dapat digunakan jika dicakup oleh kontrak layanan / pemeliharaan.

Masa Berlaku Garansi: Berguna untuk melihat apa yang akan terjadi pada expirie untuk melacak pemeliharaan atau perjanjian layanan. Membantu mencegah pembayaran layanan yang dicakup oleh garansi serta mendorong perbaikan barang sebelum kedaluwarsa.

Gambar: Dapat membantu dalam identifikasi aset atau di mana 'tampilan' adalah fitur penting. Berguna jika klaim asuransi pernah dibuat.

Nilai: Bisa jadi jumlah aset diasuransikan. Kontrol eksposur risiko.

Leased: Membantu melacak Leased vs Owned assets.

Lease End: Digunakan untuk memperingatkan kapan aset harus diganti atau sewa harus diperbarui sesuai dengan ketentuan sewa.

Lease Start: Tanggal mulai penyewaan peralatan yang disewa.

Lease Co: Nama perusahaan tempat suatu aset disewa.

Tanggal Audit: Kolom ini mencatat tanggal pemindaian kumpulan aset dilakukan untuk tujuan audit.

Auditor: Catat nama orang yang melakukan audit.

Apa selanjutnya?

Sekarang Anda memiliki gagasan bagus tentang informasi aset apa yang ingin Anda lacak. Sebelum melihat berbagai paket perangkat lunak yang tersedia, Anda harus mempertimbangkan berapa banyak orang akan memasukkan data dan berapa banyak yang akan mengakses data. Untuk organisasi yang lebih kecil ada kemungkinan bahwa hanya satu orang yang akan terlibat tetapi dalam perusahaan yang lebih besar mungkin sejumlah orang akan ingin berpartisipasi. Situasi Anda mungkin memerlukan pembelian lebih dari satu lisensi perangkat lunak dan perangkat lunak harus mendukung banyak pengguna.

Gunakan Pemindai Kode Batang?

Pemindai barcode dapat digunakan untuk mempercepat entri data dan audit. Ini akan menambah biaya dan sebagian besar paket perangkat lunak dengan harga lebih rendah menawarkan dukungan terbatas untuk pemindai kode batang. Jika dimasukkan dengan benar ke dalam perangkat lunak, pemindai dapat memberikan nilai yang sangat baik dan menghemat banyak waktu, terutama untuk keperluan audit tahunan.

Di bawah ini diuraikan jenis-jenis scanner barcode yang digunakan dengan perangkat lunak manajemen aset.

Pemindai ccd tertambat 'dumb' adalah yang termurah dan dibeli seharga sekitar $ 70. Ini hanya dapat digunakan ketika dicolokkan ke komputer dan bertindak mirip dengan keyboard di mana Anda memindai kode batang dan itu dimasukkan ke dalam sel atau ruang yang Anda gunakan.

Pemindai tertambat laser adalah lebih banyak uang tetapi akan dapat memindai barcode yang lebih kecil dan mungkin memiliki bidang pandang yang lebih dalam (lebih mudah untuk memindai barcode dengan cepat).

Pemindai ccd atau laser yang telah dibangun di dalam memori sehingga pemindaian dapat dilakukan dan kemudian pemindai dapat dibawa kembali dan dicolokkan ke komputer, dan pindaian tersebut diunggah. Ini sangat berguna untuk tujuan audit. Untuk utilitas maksimum, perangkat lunak Anda harus dioptimalkan untuk memanfaatkan kemampuan memori 'bets' ini. Unit yang mampu dapat diperoleh sekitar $ 150.

Pemindai laser dengan memori internal, serta layar dan kunci masukan, berarti setelah memindai barcode, Anda dapat menambahkan informasi tambahan. Ini lebih mahal dan lagi penggunaannya harus diintegrasikan ke dalam perangkat lunak manajemen Anda. Sementara harga turun Anda melihat unit dalam kisaran harga pc saku ditambah biaya pemindai. Biasanya perangkat lunak yang menggunakan unit-unit ini juga, untuk beberapa alasan, diberi harga lebih tinggi.

Perangkat Lunak Manajemen Aset

Rentang harga untuk perangkat lunak manajemen aset adalah $ 200 hingga $ 10.000 dan semuanya mengharuskan Anda untuk melakukan entri data aset yang ada serta beberapa pengaturan untuk kebutuhan Anda. Beberapa menawarkan saran telepon dengan biaya tambahan tetapi bantuan langsung hanya diberikan dengan paket mahal (perangkat lunak tingkat ini memerlukan tenaga penjualan yang mahal dan biaya pemasaran sehingga mungkin harganya, untuk fitur yang disediakan, mungkin tampak tinggi).

Kriteria Pembelian banyak orang tampaknya digunakan. Anda mungkin memiliki lebih banyak.

1: Harga 2: Kemudahan implementasi sistem 3: Kemudahan penggunaan 4: Kemampuan untuk menyesuaikan bisnis 5: Fungsionalitas 6: Potensi untuk menangani pertumbuhan

Apa yang bisa Anda dapatkan dengan harga yang wajar

Program dengan basis data relasional penuh, seperti MS SQL Server Express, atau basis data sumber terbuka. Hari ini tidak ada alasan untuk menerima lebih sedikit daya atau kualitas. Microsoft menyediakan versi DB SQL 'Express' tanpa biaya.

Program yang memungkinkan Anda melampirkan gambar aset. Meskipun tidak diperlukan untuk semua orang, itu adalah sesuatu yang suatu hari nanti mungkin ingin Anda gunakan.

Sebuah program yang mengintegrasikan penggunaan scanner barcode memori 'batch' yang murah karena, jika tidak sekarang, pada titik tertentu di masa depan, aksesori seperti itu akan menghemat waktu dan uang. Digunakan dalam mengaudit memastikan aset benar-benar dilihat sebagai barcode harus dipindai.

Program yang akan memungkinkan pengelolaan 10.000+ aset. Dengan memori yang layak di komputer Anda dan mesin database relasional penuh yang cepat tidak ada banyak pembatasan lagi dan sementara fungsi-fungsi tertentu mungkin memperlambat sedikit bahkan program biaya rendah harus menangani lebih dari 10.000 aset.

Program yang fleksibel sehingga Anda dapat memanfaatkan fitur di kemudian hari daripada harus menerapkan semuanya sekaligus.

* Jika lebih dari satu orang akan diberikan akses ke database, maka Anda harus memastikan bahwa tingkat akses yang berbeda dapat diatur untuk pengguna yang berbeda untuk mencegah perubahan data yang tidak sah.

Apa yang bisa Anda dapatkan tetapi tidak murah.

Program yang terintegrasi langsung ke sistem akuntansi Anda saat ini.

Program yang memiliki perhitungan depresiasi profesional penuh.

Program yang berjalan langsung dari server perusahaan Anda (perangkat lunak berbiaya lebih rendah bekerja di luar workstation dan sementara database pusat dapat ditempatkan di server Anda dan diakses oleh workstation individu, ini tidak sama dengan perangkat lunak lengkap yang berbasis server dengan applet di workstation.

Pegangan tangan dan pelatihan di rumah untuk membuat sistem Anda aktif dan berjalan. Ada perusahaan yang akan duduk bersama Anda dan menanyakan semua pertanyaan yang tepat, mengatur perangkat lunak Anda, mengaudit dan mencantumkan semua aset Anda dan kemudian melatih staf Anda bagaimana mengoperasikan dan memelihara 'solusi' Anda. Sebagian besar, sepengetahuan saya, akan merekomendasikan perangkat lunak dengan harga menengah ke atas karena lebih mudah untuk dijual (komisi lebih tinggi juga) dan lebih mudah bagi mereka untuk menginstal karena keakraban mereka dengan itu.

Mur dan Baut

Mengumpulkan Informasi Aset Anda Bagaimana Anda melakukan langkah ini tergantung pada situasi Anda. Dalam diskusi kami di bawah ini, kami menganggap Anda tidak memiliki informasi aset yang ada, dalam spreadsheet excel yang ada atau format lainnya. Jika Anda melakukannya, Anda akan menghemat pekerjaan dengan mengekspor / mengimpor data tersebut ke dalam perangkat lunak manajemen aset Anda.

Mulai Daftar Aset dan Penomoran Anda dari Scratch

Ini merupakan keuntungan karena Anda tidak dibatasi oleh kendala yang diwariskan. Tentu saja itu lebih banyak pekerjaan, karena Anda tidak bisa hanya memuat informasi aset yang ada tetapi harus mengumpulkan semuanya sendiri.

Mengumpulkan informasi aset memakan waktu. Mendapatkan informasi ini secara akurat, dengan kerja sesedikit mungkin adalah penting. Berpikir tentang bagaimana melakukan pekerjaan dan perencanaan akan membantu mempermudah pekerjaan besar ini.

Berikut ini adalah bagaimana saya menyarankan melakukan ini tetapi Anda mungkin memiliki rencana sendiri, mungkin yang lebih baik.

Buat lembar entri data yang akan membuat orang-orang menulis informasi tentang aset di bawah kendali mereka. Perangkat lunak manajemen aset Anda dapat membuat ini atau Anda dapat membuat spreadsheet excel untuk mendapatkannya.

Coba dan dapatkan beberapa 'beli' dari departemen atau manajer lokasi dengan kontrol atas aset. Semakin dekat ke aset Anda dapat mengalokasikan beberapa tanggung jawab yang lebih baik bahwa aset akan dikendalikan. 'Ini aset departemen saya' lebih kuat insentif daripada 'itu I. T. Aset Dept '.

Langkah terakhir

Setelah memasukkan data, bahwa manajer kooperatif Anda membantu Anda memperoleh, sekarang saatnya untuk bekerja dengan data tersebut dalam perangkat lunak manajemen aset Anda. Seharusnya tidak perlu waktu lama untuk menjadi terbiasa dengan bagaimana ia dapat menyajikan informasi kepada Anda di layar dan di laporan.

Sekarang duduk dan nikmati betapa mudahnya mengelola aset Anda.