Pengembangan Perangkat Lunak Manajemen Aset Aktual Online – Prinsip-Prinsip

Aktiva tetap adalah barang-barang bisnis permanen yang memungkinkan pedagang untuk menjalankan bisnis. Mereka digunakan dalam kaitannya dengan produksi atau manufaktur dan diadakan sebagai agen produksi dengan obyek menghasilkan pendapatan tetapi tidak untuk dijual kembali dalam kegiatan bisnis biasa, mis. pabrik dan mesin, tanah dan bangunan, kendaraan bermotor dll. Diskusi kami tentang prinsip-prinsip pengembangan perangkat lunak manajemen aset tetap akan berfokus pada penilaian dan pembuangan aset. Titik awalnya adalah membuat daftar aset yang berisi informasi tentang setiap item aset tetap dari organisasi sesuai dengan struktur klasifikasi yang memastikan bahwa setiap aset termasuk dalam kelas dan subkelas. Untuk tujuan ini, Anda memberikan formulir berikut dan tabel terkait dalam database:

  1. Kelas aset – Untuk membuat nama kelas aset dan kode kelas yang unik.
  2. Asset subclass- Untuk membuat nama subkelas aset dan kode subkelas yang unik.
  3. Daftar Aset – Untuk membuat nama aset dan kode unik di bawah kelas aset dan subkelas tertentu. Informasi tentang kelas aset dan subkelas nama dan kode akan ditarik oleh formulir daftar aset dari kelas aset dan tabel subkelas. Ini bersama dengan tanggal pembelian, nama aset, kode, dan beberapa informasi lainnya akan diserahkan dengan formulir register aset.

Mari kita lihat kasus hipotetis untuk memberikan contoh struktur klasifikasi aset. Misalkan sebuah perusahaan memiliki jenis kendaraan, truk, dan bus berikut ini dan Anda ingin mendaftarkan masing-masing dalam daftar. Pertama, kami membuat nama kelas dan kode kelas untuk mereka. Kami akan menetapkan kendaraan bermotor sebagai nama kelas mereka dan menetapkan 01 sebagai kode kelas mereka. Kami kemudian menyerahkan nama dan kode ke dalam tabel kelas aset. Kedua, kami membuat nama subkelas dan kode subkelas untuk setiap jenis kendaraan bermotor. Kami akan menugaskan mobil, truk, dan bus sebagai nama subkelas mereka dan menetapkan 01001 kode subkelas untuk mobil, 01002 kode subkelas ke truk dan 01003 kode subkelas ke bus. Kami kemudian menyerahkannya ke tabel subkelas. Ketiga, kami membuat nama aset dan kode unik untuk setiap kendaraan tertentu. Kode aset akan diturunkan dari kelas dan subkelasnya. Di bawah mobil subkelas jika, misalnya, perusahaan memiliki Toyota Camry, Peugeot 406, dan Honda Accord, kami akan menetapkan ini sebagai nama dan menetapkan 01001001 sebagai Toyota Camry kode, 01001002 sebagai kode Peugeot 406, dan 01001003 sebagai kode Honda Accord. Kami kemudian menyerahkannya ke dalam daftar aset. Untuk kelas aset lain seperti pabrik dan mesin, kode kelas akan menjadi 02 dan sisa klasifikasi aset mengikuti pola yang sama.

Untuk struktur klasifikasi ini, Anda menerapkannya dengan hubungan tabel sehingga Anda dapat dengan mudah melacak aset berdasarkan kelas dan subkelasnya. Hubungan adalah hubungan antara satu tabel dan satu atau beberapa tabel menggunakan kunci-kunci primer dan kunci asing. Pada saat register aset siap Anda berada dalam posisi untuk menempatkan struktur untuk tujuan penilaian aset di tempat.

Penilaian aset tetap – Neraca perusahaan harus menunjukkan nilai asetnya pada akhir tahun operasi. Penilaian aset tetap umumnya didasarkan pada biaya barang dikurangi akumulasi penyusutan hingga saat ini. Depresiasi adalah pengurangan nilai aset sebagai akibat dari penggunaan. Ketika aset kehilangan nilai, kami mengurangi penilaian buku sesuai dengan perkiraan kerugian kami. Penyusutan adalah bagian dari biaya aset tetap yang dikonsumsi selama periode penggunaannya oleh perusahaan. Oleh karena itu, biaya untuk layanan yang dikonsumsi sama dengan biaya untuk barang-barang seperti upah, sewa, penerangan, dll. Oleh karena itu, penyusutan merupakan biaya dan ada 8 metode penghitungan yang berbeda. Ini adalah metode angsuran garis lurus atau sama, mengurangi metode saldo, metode revaluasi, metode pembaruan, metode penyusutan, metode anuitas, metode sinking fund, dan metode polis asuransi. Saya akan melakukan expasi pada metode garis lurus dan pengurangan saldo.

Metode garis lurus memungkinkan jumlah yang sama untuk dikenakan sebagai depresiasi untuk setiap tahun penggunaan yang diharapkan dari item. Perhitungan dilakukan menggunakan metode tradisional atau metode modern. Metode tradisional menggunakan rumus berikut-

Depresiasi = (harga biaya – nilai memo) / rentang hidup yang diharapkan

di mana rentang usia yang diharapkan adalah perkiraan masa manfaat aset dalam beberapa tahun dan nilai memo adalah nilai yang diharapkan dari aset pada akhir masa pakainya.

Metode modern menghitung penyusutan tahunan sebagai berikut:

Depresiasi = harga biaya x tingkat depresiasi tahunan

Metode pengurangan saldo menulis persentase tetap dari saldo berkurang dari aset setiap tahun untuk menghitung penyusutan. Penyusutan dihitung sebagai berikut-

Depresiasi = saldo saat ini x tingkat depresiasi tahunan

di mana saldo saat ini = saldo tahun sebelumnya – depresiasi tahun sebelumnya

Namun, pada akhir tahun pertama, karena tidak ada saldo tahun sebelumnya dan depresiasi tahun sebelumnya, depresiasi dihitung sebagai harga biaya x tingkat depresiasi tahunan dan pada akhir tahun kedua, harga biaya digunakan sebagai tahun sebelumnya keseimbangan dan depresiasi tahun sebelumnya adalah depresiasi tahun pertama. Untuk tahun-tahun berikutnya, rumus depresiasi asli berlaku.

Untuk menjalankan penyusutan tahun berjalan, tanggal penyusutan dikirimkan melalui formulir run depresiasi, kemudian skrip:

  1. Mengambil harga biaya dan tingkat depresiasi tahunan untuk setiap item dari tabel depresiasi dan menghitung penyusutan berdasarkan metode yang digunakan.
  2. Memperbarui bidang depresiasi register aset untuk setiap item.
  3. Menghitung penyusutan kumulatif untuk setiap aset hingga saat ini dalam daftar.
  4. Menghitung Nilai Buku Bersih (NBV) dari setiap aset dalam daftar aset dengan mengurangi penyusutan kumulatif dari harga biaya.
  5. Mengurangi masa hidup setiap aset satu per satu dengan mengurangi 1 dari nilai saat ini.

Nilai setiap aset yang diberikan oleh tokoh terbaru diketahui pada akhir latihan. Naskah depresiasi dijalankan pada akhir tahun operasi oleh orang yang berwenang setelah otentikasi nama pengguna dan kata sandi yang sukses. Setelah tanggal tersebut, tidak ada perhitungan depresiasi lebih lanjut untuk tahun itu yang akan diizinkan dan dijamin oleh skrip melalui pengecekan untuk tanggal berjalan penyusutan saat ini dalam daftar. Jika ada, itu tidak mengizinkan jalannya program tetapi jika tidak ada, penyusutan dihitung dan daftar aset diperbarui sesuai. Setiap aset memiliki tingkat tahunan depresiasi sendiri seperti yang dikirimkan melalui formulir tingkat depresiasi. Tarif yang digunakan bergantung pada kebijakan akuntansi yang digunakan oleh organisasi untuk tahun operasi tertentu dan dalam persentase mis. 2% untuk prasarana tanah dan bangunan, 25% untuk kendaraan bermotor dll.

Pembuangan aset tetap – Terkadang, aset yang dibeli dapat dijual karena usia lanjut atau hanya untuk menggantinya dengan yang baru. Ketika ini terjadi, daftar perlu diperbarui untuk mencerminkan pembuangan semacam itu. Setiap aset yang dibuang harus dihapus dari daftar dan dipindahkan ke meja pembuangan. Tabel akan berisi tanggal pembuangan aset, nilai pembelian asli (harga biaya), nilai pembuangan, nilai buku bersih dan informasi lainnya seperti penyusutan kumulatif aset. Ketika memilih nama aset dari daftar daftar aset yang ditarik oleh formulir pembuangan aset, semua informasi di atas akan diambil dan diserahkan oleh formulir pembuangan. Rekaman tersebut dimasukkan ke dalam tabel pembuangan dan catatan yang sesuai dalam register baik dinonaktifkan atau dihapus.

Dari daftar aset dan tabel pembuangan, informasi tentang aset tetap harus disajikan dalam neraca dan laba atau rugi dari pelepasan aset yang akan disajikan dalam laporan laba rugi diambil oleh naskah Anda. Perangkat lunak tidak akan memenuhi kebutuhan pengguna sampai jenis informasi yang diinginkan dapat diambil ketika diperlukan. Laporan harus disajikan oleh perangkat lunak untuk tujuan pengambilan keputusan. Oleh karena itu harus ada bagian laporan yang menyajikan laporan tentang:

  1. Semua kelas aset dan subclass
  2. Semua aset milik kelas atau subkelas tertentu.
  3. Semua aset yang dibuang
  4. Semua aset dalam daftar aset menunjukkan informasi tentang nilai buku bersih mereka, akumulasi penyusutan pada tanggal tertentu, dll.

Harus ada juga antarmuka pencarian di mana informasi tentang aset apa pun dapat diminta dan diproduksi segera setelah pencarian basis data. Selanjutnya, cadangan terus-menerus dari daftar harus dibuat dan ketentuan harus dibuat untuk pengembalian daftar aset jika terjadi kemungkinan. Skrip restorasi hanya akan memulihkan semua rekaman dari tabel cadangan. Aspek lain dari perangkat lunak manajemen aset tetap seperti verifikasi aset dan revaluasi yang dilakukan secara berkala juga harus dimasukkan ke dalam perangkat lunak dan tabel riwayat harus tersedia untuk melacak setiap operasi tunggal yang dilakukan oleh pengguna di daftar untuk tujuan keamanan. Jika Anda menggunakan database seperti Microsoft SQL Server yang mendukung pemicu, maka tugas menjadi lebih mudah.

Hak cipta dilindungi.

Memahami Alasan Mengapa Anda Membutuhkan Perangkat Lunak Aset Tetap

Berbicara secara logistik, melacak berbagai aset perusahaan bisa agak membingungkan dan bahkan membosankan. Ketika dilakukan secara manual ada berbagai kemungkinan kesalahan. Ketika aset tidak dilacak dengan benar dan efisien, dengan sedikit ruang untuk kesalahan, karena mereka bergerak dari ruang stok atau di tempat lain, masalah dapat timbul yang dapat menyebabkan banyak pemilik bisnis tidak dapat tidur malam dan stres yang tidak perlu, belum lagi kerugian finansial.

Pertama-tama, mari kita perjelas tentang apa sebenarnya aset itu. Aset adalah segala sesuatu yang dapat dipindahkan di sekitar bisnis, baik dari satu properti bisnis ke bisnis lain atau bahkan dari satu bilik atau kantor ke kantor lainnya. Aset bisnis ini harus dipantau untuk alasan yang jelas, tetapi itu bisa menjadi tantangan untuk sedikitnya. Terkadang sebuah perusahaan dapat mengalami kesulitan ketika memiliki banyak aset yang terus-menerus dipindahkan.

Biaya yang terlibat perlu diukur, tetapi mengukur dan melacak ini selalu biaya cukup sedikit juga, terutama jika dilakukan secara manual, karena membutuhkan lebih banyak staf. Jika kesejahteraan keuangan perusahaan harus dipertimbangkan, itu berarti bahwa pelacakan aset tetap perlu ditangani dan dianggap serius. Pertimbangkan fakta bahwa aset dapat mempertahankan kerusakan dalam perjalanan selama fase transportasi, atau mereka mungkin hilang, dan ini hanya meningkatkan biaya keuangan yang harus dihadapi perusahaan pada akhir hari.

Perangkat lunak aset tetap memungkinkan dilakukannya audit aset, yang berarti Anda dapat secara efektif menangani masalah yang dapat timbul. Menggunakan perangkat lunak berarti Anda dapat melacak aset perusahaan, serta menangani semua logistik yang terlibat, jauh lebih mudah, dan dengan cara yang lebih efisien dan efisien dengan lebih sedikit ruang untuk kesalahan. Audit aset berarti Anda dapat mengurangi kas dalam anggaran secara signifikan, menghemat waktu dan uang Anda.

Meskipun Anda mungkin menemukan prosesnya sedikit rumit pada awalnya, ini membantu untuk memahami cara sistem bekerja, dan berbagai cara di mana bisnis Anda dapat memanfaatkannya. Apa yang dilakukannya adalah mengumpulkan informasi dalam database, seperti nomor seri, informasi manufaktur, bahkan detail program dan pembagian jaringan. Hanya dengan mengklik tombol mouse, semua informasi penting dan penting ini mudah tersedia dan dapat diakses, memungkinkan laporan dibuat sesuai kebutuhan.

Fitur lain dari perangkat lunak aset tetap karena berkaitan dengan audit aset adalah bahwa, melalui pembaruan rutin, ia mampu menyimpan catatan dan lokasi aset saat ini. Pada dasarnya, melacak aset Anda akan menjadi proses yang jauh lebih sederhana dan lebih memakan waktu. Ingat, aset Anda setara dengan uang sejauh menyangkut perusahaan Anda. Oleh karena itu Anda tidak ingin hanya menggunakan semacam prosedur pelacakan. Alih-alih memilih prosedur pelacakan terbaik yang akan membantu memastikan bahwa perusahaan Anda berfungsi pada tingkat kinerja optimal dengan pengeluaran keuangan minimal.

Pengantar Manajemen Aset Tetap

Ada manfaat nyata dari penerapan dan pemeliharaan catatan dan kontrol atas aset. Penghematan dapat diperoleh dari kemampuan melihat penggelaran aset saat ini dan dengan demikian memaksimalkan penggunaannya. Memantau aset akan mengurangi penggunaan yang tidak sah atau penyelewengan dan memastikan karyawan meninggalkan aset pengembalian perusahaan di bawah kendali mereka. Dalam beberapa kasus, suatu sistem dimandatkan oleh peraturan pemerintah, syarat-syarat pinjaman, syarat-syarat hibah publik, syarat-syarat asuransi, dll. Seseorang dapat memelihara dan mengelola semua aset tetap suatu bisnis jika mereka memiliki perangkat lunak untuk membantu mereka. Sistem komputer dan perangkat lunak tersedia mengurangi kerumitan, menghemat waktu dan mencegah kesalahan. Mengapa menggunakan program perangkat lunak manajemen aset?

Sementara metode kertas dan pensil dapat digunakan, program perangkat lunak membantu dalam perekaman, pemeliharaan dan pengauditan aset. Ini menghemat waktu dan memberikan gambaran aset yang lebih jelas karena menyortir dan melihat dengan cara yang berbeda cepat dan mudah.

Solusi paling dasar akan menggunakan program spreadsheet seperti excel. Bahkan setelah bermigrasi ke perangkat lunak yang khusus dirancang untuk manajemen aset ada kalanya program spreadsheet dapat terus bermanfaat.

Apa itu Aset?

Apa yang Anda sebut aset sering tergantung pada aktivitas bisnis Anda. Hal pertama yang terlintas dalam pikiran adalah aset tetap seperti komputer, peralatan produksi, perabot kantor, dll. Anda bahkan mungkin ingin mempertimbangkan karyawan sebagai aset atau bahkan layanan dan kontrak perawatan. Program perangkat lunak manajemen aset yang fleksibel dapat menyediakan cara untuk melacak banyak hal yang kebanyakan dari kita tidak akan dianggap sebagai aset.

Apa langkah pertama saya dalam menyiapkan sistem atau 'solusi'?

1: Putuskan aset apa yang akan dikelola.

Semakin banyak aset semakin banyak pekerjaan dalam menyiapkan sistem Anda. Membatasi aset hanya untuk mereka yang memiliki nilai dolar tertentu adalah ide yang bagus.

2: Memutuskan karakteristik aset apa yang penting untuk dicatat dalam perangkat lunak.

Pilihan Anda tidak hanya akan berpengaruh pada jumlah pekerjaan yang diperlukan tetapi juga sejauh mana Anda dapat memanipulasi dan melihat informasi aset dengan menyortir bidang informasi aset atau kombinasi bidang.

Misalnya jika Anda menyiapkan bidang untuk 'lokasi', Anda dapat mengurutkan data untuk melihat aset apa yang ada di setiap lokasi. Jika Anda juga memiliki bidang untuk 'jenis' atau 'kelas' maka Anda dapat mengurutkan dan menampilkan lebih lanjut untuk hanya menampilkan jenis aset tertentu seperti komputer di satu atau lebih lokasi.

Seperti dalam setiap aspek kehidupan seseorang harus membuat pilihan sulit antara apa yang ideal dan apa yang layak. Pilihan Anda akan berpengaruh pada entri data ketika aset baru tiba serta mengumpulkan informasi tentang aset yang ada. Pilihan yang Anda buat juga akan mempengaruhi pilihan perangkat lunak Anda karena beberapa mungkin tidak menangani semua yang Anda inginkan. Salah satu keterbatasan tersebut ditemukan dalam program perangkat lunak AssetTrakker Pro. TrackitSoftware tidak menyediakan metode pelacakan penyusutan karena dirasakan ini menambahkan terlalu banyak kerumitan yang membutuhkan pengumpulan dan pemeliharaan lebih banyak data. Selain itu, mereka merasa, penanganan penyusutan membutuhkan pengetahuan yang lebih unggul dari peraturan dan peraturan pemerintah di luar keahlian orang-orang yang paling diuntungkan dari manajemen aset. Departemen akuntansi sudah menghitung dan memperhitungkan depresiasi. * Beberapa perangkat lunak tidak mempromosikan penghitungan depresiasi tetapi hanya menawarkan fungsi terbatas yang dalam banyak kasus bukan cara yang diminta peraturan.

Beberapa bantuan!

Di bawah ini adalah daftar bidang Atribut Aset 'untuk pertimbangan Anda. Anda tidak akan ingin menggunakan semuanya untuk 'solusi' Anda sendiri dan mungkin memiliki tambahan yang Anda butuhkan.

Aset #: Referensi identifikasi kunci yang digunakan untuk melacak aset. Mereka bisa berupa angka lurus atau angka dengan awalan abjad. (0001 atau A001). Nomor ini digunakan untuk keperluan audit dan mungkin untuk referensi silang.

Buat: Produsen

Model: Berguna saat mengatur servis atau membeli komponen. Berguna sebagai memungkinkan pengelompokan berdasarkan tipe model.

Serial #: Identifikasi aset khusus. Dibutuhkan saat melakukan garansi atau klaim asuransi.

Biaya untuk Repl .: Perkiraan biaya penggantian aset. Berguna untuk perencanaan, penilaian risiko dan asuransi.

Cross Ref. #: Referensi nomor aset lainnya atau ikat bersama kelompok aset.

Jenis: Dapat digunakan untuk pengelompokan umum seperti furnitur, komputer, pengiriman, dll.

Kondisi: Membantu untuk melihat apa yang kemungkinan membutuhkan penggantian atau memutuskan kebutuhan layanan.

Keterangan: Detail lainnya selain untuk membuat, model, dan nomor seri.

Memo: Informasi tambahan tentang aset. Jika komputer Anda mungkin ingin daftar rincian konfigurasi perangkat keras atau bahkan program yang diinstal di atasnya.

Departemen: Ini berguna untuk menyortir aset oleh departemen untuk membantu dalam pengauditan.

Lokasi: Bidang yang baik untuk memiliki sehingga pencarian / semacam dapat memberi Anda pandangan yang jelas tentang di mana aset berada.

Digunakan oleh: Diperlukan jika Anda memiliki aset dalam kepemilikan pribadi karyawan dan / atau aset di luar tempat usaha.

Tanggal Ditugaskan: Berguna jika aset dipindahkan atau untuk memberi tahu berapa lama aset berada di lokasi saat ini.

EOL yang diharapkan: Tanggal yang diantisipasi ketika aset tidak lagi berguna.

Didanai oleh: Sumber dana jika disediakan oleh Edisi Obligasi, atau dana luar (pinjaman) atau hibah.

Biaya: Total biaya perolehan aset.

Tanggal Diakuisisi: Membantu memberikan beberapa gagasan ketika diperlukan penggantian.

Discharge: Menunjukkan aset telah dibuang.

Tanggal Berakhir: Aset tanggal dibuang.

Penggunaan Bisnis%: Digunakan jika aset tidak digunakan sepenuhnya oleh bisnis untuk memecah penggunaan aset. Bukan untuk semua orang, tetapi bidang yang imajinasi mungkin menemukan penggunaan yang sangat diperlukan.

OUT: Digunakan untuk Pelacakan Alat / Peralatan,

Diambil Oleh / Di Dari: Digunakan untuk Pelacakan Alat / Peralatan untuk menunjukkan siapa yang mengambil atau mengembalikan barang.

Tanggal jatuh tempo: Digunakan untuk Pelacakan Alat / Peralatan untuk menunjukkan kapan suatu aset dikembalikan.

Nilai yang Dipulihkan: Hasil bersih dari pelepasan aset.

Disposed Detail: Catatan tentang bagaimana dan di mana aset dibuang.

Garansi: Menunjukkan apakah aset dilindungi oleh garansi atau dapat digunakan jika dicakup oleh kontrak layanan / pemeliharaan.

Masa Berlaku Garansi: Berguna untuk melihat apa yang akan terjadi pada expirie untuk melacak pemeliharaan atau perjanjian layanan. Membantu mencegah pembayaran layanan yang dicakup oleh garansi serta mendorong perbaikan barang sebelum kedaluwarsa.

Gambar: Dapat membantu dalam identifikasi aset atau di mana 'tampilan' adalah fitur penting. Berguna jika klaim asuransi pernah dibuat.

Nilai: Bisa jadi jumlah aset diasuransikan. Kontrol eksposur risiko.

Leased: Membantu melacak Leased vs Owned assets.

Lease End: Digunakan untuk memperingatkan kapan aset harus diganti atau sewa harus diperbarui sesuai dengan ketentuan sewa.

Lease Start: Tanggal mulai penyewaan peralatan yang disewa.

Lease Co: Nama perusahaan tempat suatu aset disewa.

Tanggal Audit: Kolom ini mencatat tanggal pemindaian kumpulan aset dilakukan untuk tujuan audit.

Auditor: Catat nama orang yang melakukan audit.

Apa selanjutnya?

Sekarang Anda memiliki gagasan bagus tentang informasi aset apa yang ingin Anda lacak. Sebelum melihat berbagai paket perangkat lunak yang tersedia, Anda harus mempertimbangkan berapa banyak orang akan memasukkan data dan berapa banyak yang akan mengakses data. Untuk organisasi yang lebih kecil ada kemungkinan bahwa hanya satu orang yang akan terlibat tetapi dalam perusahaan yang lebih besar mungkin sejumlah orang akan ingin berpartisipasi. Situasi Anda mungkin memerlukan pembelian lebih dari satu lisensi perangkat lunak dan perangkat lunak harus mendukung banyak pengguna.

Gunakan Pemindai Kode Batang?

Pemindai barcode dapat digunakan untuk mempercepat entri data dan audit. Ini akan menambah biaya dan sebagian besar paket perangkat lunak dengan harga lebih rendah menawarkan dukungan terbatas untuk pemindai kode batang. Jika dimasukkan dengan benar ke dalam perangkat lunak, pemindai dapat memberikan nilai yang sangat baik dan menghemat banyak waktu, terutama untuk keperluan audit tahunan.

Di bawah ini diuraikan jenis-jenis scanner barcode yang digunakan dengan perangkat lunak manajemen aset.

Pemindai ccd tertambat 'dumb' adalah yang termurah dan dibeli seharga sekitar $ 70. Ini hanya dapat digunakan ketika dicolokkan ke komputer dan bertindak mirip dengan keyboard di mana Anda memindai kode batang dan itu dimasukkan ke dalam sel atau ruang yang Anda gunakan.

Pemindai tertambat laser adalah lebih banyak uang tetapi akan dapat memindai barcode yang lebih kecil dan mungkin memiliki bidang pandang yang lebih dalam (lebih mudah untuk memindai barcode dengan cepat).

Pemindai ccd atau laser yang telah dibangun di dalam memori sehingga pemindaian dapat dilakukan dan kemudian pemindai dapat dibawa kembali dan dicolokkan ke komputer, dan pindaian tersebut diunggah. Ini sangat berguna untuk tujuan audit. Untuk utilitas maksimum, perangkat lunak Anda harus dioptimalkan untuk memanfaatkan kemampuan memori 'bets' ini. Unit yang mampu dapat diperoleh sekitar $ 150.

Pemindai laser dengan memori internal, serta layar dan kunci masukan, berarti setelah memindai barcode, Anda dapat menambahkan informasi tambahan. Ini lebih mahal dan lagi penggunaannya harus diintegrasikan ke dalam perangkat lunak manajemen Anda. Sementara harga turun Anda melihat unit dalam kisaran harga pc saku ditambah biaya pemindai. Biasanya perangkat lunak yang menggunakan unit-unit ini juga, untuk beberapa alasan, diberi harga lebih tinggi.

Perangkat Lunak Manajemen Aset

Rentang harga untuk perangkat lunak manajemen aset adalah $ 200 hingga $ 10.000 dan semuanya mengharuskan Anda untuk melakukan entri data aset yang ada serta beberapa pengaturan untuk kebutuhan Anda. Beberapa menawarkan saran telepon dengan biaya tambahan tetapi bantuan langsung hanya diberikan dengan paket mahal (perangkat lunak tingkat ini memerlukan tenaga penjualan yang mahal dan biaya pemasaran sehingga mungkin harganya, untuk fitur yang disediakan, mungkin tampak tinggi).

Kriteria Pembelian banyak orang tampaknya digunakan. Anda mungkin memiliki lebih banyak.

1: Harga 2: Kemudahan implementasi sistem 3: Kemudahan penggunaan 4: Kemampuan untuk menyesuaikan bisnis 5: Fungsionalitas 6: Potensi untuk menangani pertumbuhan

Apa yang bisa Anda dapatkan dengan harga yang wajar

Program dengan basis data relasional penuh, seperti MS SQL Server Express, atau basis data sumber terbuka. Hari ini tidak ada alasan untuk menerima lebih sedikit daya atau kualitas. Microsoft menyediakan versi DB SQL 'Express' tanpa biaya.

Program yang memungkinkan Anda melampirkan gambar aset. Meskipun tidak diperlukan untuk semua orang, itu adalah sesuatu yang suatu hari nanti mungkin ingin Anda gunakan.

Sebuah program yang mengintegrasikan penggunaan scanner barcode memori 'batch' yang murah karena, jika tidak sekarang, pada titik tertentu di masa depan, aksesori seperti itu akan menghemat waktu dan uang. Digunakan dalam mengaudit memastikan aset benar-benar dilihat sebagai barcode harus dipindai.

Program yang akan memungkinkan pengelolaan 10.000+ aset. Dengan memori yang layak di komputer Anda dan mesin database relasional penuh yang cepat tidak ada banyak pembatasan lagi dan sementara fungsi-fungsi tertentu mungkin memperlambat sedikit bahkan program biaya rendah harus menangani lebih dari 10.000 aset.

Program yang fleksibel sehingga Anda dapat memanfaatkan fitur di kemudian hari daripada harus menerapkan semuanya sekaligus.

* Jika lebih dari satu orang akan diberikan akses ke database, maka Anda harus memastikan bahwa tingkat akses yang berbeda dapat diatur untuk pengguna yang berbeda untuk mencegah perubahan data yang tidak sah.

Apa yang bisa Anda dapatkan tetapi tidak murah.

Program yang terintegrasi langsung ke sistem akuntansi Anda saat ini.

Program yang memiliki perhitungan depresiasi profesional penuh.

Program yang berjalan langsung dari server perusahaan Anda (perangkat lunak berbiaya lebih rendah bekerja di luar workstation dan sementara database pusat dapat ditempatkan di server Anda dan diakses oleh workstation individu, ini tidak sama dengan perangkat lunak lengkap yang berbasis server dengan applet di workstation.

Pegangan tangan dan pelatihan di rumah untuk membuat sistem Anda aktif dan berjalan. Ada perusahaan yang akan duduk bersama Anda dan menanyakan semua pertanyaan yang tepat, mengatur perangkat lunak Anda, mengaudit dan mencantumkan semua aset Anda dan kemudian melatih staf Anda bagaimana mengoperasikan dan memelihara 'solusi' Anda. Sebagian besar, sepengetahuan saya, akan merekomendasikan perangkat lunak dengan harga menengah ke atas karena lebih mudah untuk dijual (komisi lebih tinggi juga) dan lebih mudah bagi mereka untuk menginstal karena keakraban mereka dengan itu.

Mur dan Baut

Mengumpulkan Informasi Aset Anda Bagaimana Anda melakukan langkah ini tergantung pada situasi Anda. Dalam diskusi kami di bawah ini, kami menganggap Anda tidak memiliki informasi aset yang ada, dalam spreadsheet excel yang ada atau format lainnya. Jika Anda melakukannya, Anda akan menghemat pekerjaan dengan mengekspor / mengimpor data tersebut ke dalam perangkat lunak manajemen aset Anda.

Mulai Daftar Aset dan Penomoran Anda dari Scratch

Ini merupakan keuntungan karena Anda tidak dibatasi oleh kendala yang diwariskan. Tentu saja itu lebih banyak pekerjaan, karena Anda tidak bisa hanya memuat informasi aset yang ada tetapi harus mengumpulkan semuanya sendiri.

Mengumpulkan informasi aset memakan waktu. Mendapatkan informasi ini secara akurat, dengan kerja sesedikit mungkin adalah penting. Berpikir tentang bagaimana melakukan pekerjaan dan perencanaan akan membantu mempermudah pekerjaan besar ini.

Berikut ini adalah bagaimana saya menyarankan melakukan ini tetapi Anda mungkin memiliki rencana sendiri, mungkin yang lebih baik.

Buat lembar entri data yang akan membuat orang-orang menulis informasi tentang aset di bawah kendali mereka. Perangkat lunak manajemen aset Anda dapat membuat ini atau Anda dapat membuat spreadsheet excel untuk mendapatkannya.

Coba dan dapatkan beberapa 'beli' dari departemen atau manajer lokasi dengan kontrol atas aset. Semakin dekat ke aset Anda dapat mengalokasikan beberapa tanggung jawab yang lebih baik bahwa aset akan dikendalikan. 'Ini aset departemen saya' lebih kuat insentif daripada 'itu I. T. Aset Dept '.

Langkah terakhir

Setelah memasukkan data, bahwa manajer kooperatif Anda membantu Anda memperoleh, sekarang saatnya untuk bekerja dengan data tersebut dalam perangkat lunak manajemen aset Anda. Seharusnya tidak perlu waktu lama untuk menjadi terbiasa dengan bagaimana ia dapat menyajikan informasi kepada Anda di layar dan di laporan.

Sekarang duduk dan nikmati betapa mudahnya mengelola aset Anda.

Mengelola Aset Tetap Sebagai Strategi Keuangan Perusahaan – Perspektif Akuntan

pengantar

Peran aset tetap dalam manajemen bisnis telah digarisbawahi oleh sebagian besar eksekutif bisnis dan diturunkan hanya menjadi barang dengan kehadiran fisik. Menurut Investopedia, ini adalah harta benda berwujud jangka panjang yang dimiliki dan digunakan perusahaan dalam produksi pendapatannya dan tidak diharapkan untuk dikonsumsi atau diubah menjadi uang tunai lebih cepat dari setidaknya satu tahun.

Standar Akuntansi Internasional, IAS (yaitu IAS 16) juga menganggapnya sebagai aset yang manfaat ekonominya di masa depan mungkin mengalir ke entitas dan biayanya dapat diukur dengan andal. Ini termasuk salah satu dari 2 jenis: "Aset Hak Milik" – aset yang dibeli dengan hak kepemilikan yang sah dan digunakan, dan "Aset Leasehold" – aset yang digunakan oleh pemilik tanpa hak hukum untuk jangka waktu tertentu. Exmaples yang khas termasuk pabrik dan peralatan, gedung, perlengkapan dan peralatan, mesin, kendaraan dan alat berat, komputer dan peralatan IT dll.

Upaya untuk mempertahankan, menggunakan, dan melacak ini disebut sebagai manajemen aset tetap. Ini pada dasarnya adalah proses akuntansi yang berusaha untuk melacak aset tetap untuk tujuan akuntansi keuangan, pemeliharaan preventif, pencegahan pencurian dan untuk melacak lokasi, kuantitas, kondisi dan status penyusutan aset. Praktek manajemen ini cenderung melihat lebih dari sekedar sifat kuantitatifnya. untuk memasukkan atribut kualitatif juga dan biasanya akan mempertimbangkan proses seperti perencanaan aset, pengadaan, pelacakan, penyusutan dan pembuangan. Sistem manajemen yang paling umum adalah register aset tetap yang pada dasarnya adalah register manual yang digunakan untuk melacak aset tetap perusahaan dan menunjukkan informasi yang berkaitan dengan nilai aset, tanggal akuisisi, nama pemasok, kode referensi, dan detail lainnya yang diperlukan. untuk menghitung penyusutan dan tujuan pajak.

Relevansi dalam Bisnis

Manajemen aset tetap biasanya tidak dianggap sebagai prioritas utama oleh perusahaan tetapi manajemen aset tetap yang efektif memberikan banyak manfaat yang tidak dapat digarisbawahi. Di antara beberapa relevansi adalah:

• Ini membantu organisasi untuk melacak semua aset mereka dan dapat mengetahui di mana aset tersebut berada, bagaimana aset tersebut digunakan, dan kapan perubahan dilakukan kepada mereka.

• Ini membantu untuk memastikan bahwa tingkat depresiasi dihitung secara akurat dan penilaian rutin untuk memastikan bahwa pelaporan dalam laporan keuangan akurat.

• Ini menciptakan lebih banyak efisiensi dalam operasi karena manajemen aset memungkinkan organisasi untuk memahami kemampuan asetnya, dan bagaimana mereka dapat dioperasikan dengan cara yang paling efektif untuk meningkatkan profitabilitas.

• Ini membantu untuk mengambil keuntungan dari keringanan pajak melalui tunjangan modal. Dengan penerapan penyisihan modal untuk aset yang dapat didepresiasi, manajemen aset yang efektif akan menjamin penuh manfaat pajak yang tersedia untuk semua aset tetap yang dapat diidentifikasi.

• Ini membantu untuk menghindari misrepresentasi dalam laporan keuangan. Manajemen aset yang efektif akan memastikan bahwa nilai aset tetap dicatat secara akurat dalam laporan keuangan untuk menghindari potensi berlebihan atau mengecilkan nilai aset.

• Ini membantu untuk menilai dan mengidentifikasi risiko yang terkait dengan penggunaan dan kepemilikan aset untuk faktor mitigasi yang relevan untuk dipertimbangkan.

• Kemungkinan insiden pencurian diturunkan sebagai penghitungan yang tepat dari proses pemulihan aset akan memastikan bahwa perusahaan memaksimalkan pengembalian tanpa kehilangan barang selama proses tersebut.

Efek Merugikan dalam Bisnis

Mungkin fakta bahwa aset tetap tidak bersifat cair dapat menjelaskan beberapa alasan mengapa eksekutif bisnis kurang memperhatikannya meskipun mungkin terdiri dari porsi signifikan dari total aset pada neraca perusahaan. Namun, efek buruknya tidak dapat dinegosiasikan untuk bisnis apa pun. Kemungkinan efek samping termasuk

• Dapat mengakibatkan ketidakakuratan dalam nilai aset tetap yang dilaporkan dalam laporan keuangan karena data aset yang tepat mungkin tidak berada di tempat dan pada akhirnya mengurangi kepercayaan investor dalam laporan keuangan

• Laporan aset tetap juga bisa membutuhkan waktu lebih lama untuk diproduksi karena data mungkin tidak lengkap atau tidak ada

• Tanpa manajemen aset tetap, aset bisnis dapat terkena pencurian atau penyalahgunaan karena pelacakan yang buruk

• Ketiadaannya dapat menyebabkan pengeluaran modal yang berlebihan tanpa produktivitas yang menyertainya sehingga mempengaruhi arus kas

• Ini memiliki potensi untuk berkontribusi pada nilai yang terlalu rendah atau terlalu tinggi dari operasi perusahaan

• Hal ini juga dapat mempengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan jika keuntungan atau kerugian yang tidak akurat pada pembuangan aset dicatat dengan implikasi pajak terkait, terutama dalam hal keuntungan

• Dapat menyebabkan tambahan atau peningkatan biaya audit karena auditor mungkin harus menghabiskan lebih banyak waktu pada audit aset karena catatan yang tidak lengkap atau tidak ada catatan

• Hal ini dapat mengakibatkan penganggaran modal yang buruk terutama ketika sumber data utama yang membentuk basis untuk penganggaran penuh dengan informasi yang tidak akurat atau tidak lengkap.

Cara Efektif Mengelola Aktiva Tetap dalam Bisnis

Profitabilitas bukan hanya fungsi pendapatan, tetapi juga manajemen sumber daya yang lebih baik termasuk aset tetap, maka kebutuhan untuk memastikan manajemen yang efektif. Cara praktis yang mungkin untuk mengelola aset tetap adalah sebagai berikut:

Pastikan akuntabilitas dan perlindungan aset yang aman – Penitipan aset yang aman adalah bagian yang sangat penting dari proses dan dicapai dengan menugaskan petugas yang bertanggung jawab sebagai seorang kustodian. Hanya ketika hal tersebut dilakukan maka akuntabilitas aset dapat dibentuk, yang dapat menghasilkan peningkatan tingkat keamanan dan membantu mengurangi insiden pencurian atau penyalahgunaan termasuk melayani sebagai tindakan manajemen risiko.

Pelacakan Aset Institusi Sistem– perusahaan yang memiliki aset dalam jumlah besar, terutama aset bergerak, perlu menerapkan sistem pelacakan aset tetap untuk memastikan keselamatan dan produktivitas. Mempertahankan detail terkini aset dengan melacak lokasi, penggunaan, penjaga, pemeliharaan, dll. Dapat membantu memastikan keamanan, produktivitas, dan efisiensi.

Lakukan pelabelan atau pelabelan aset tetap – Pelabelan atau pemberian tag aset dengan pengenal unik berjalan jauh untuk memastikan manajemen dan pengendalian aset yang efektif dan tepat. Misalnya, jika perusahaan memiliki banyak aset tetap dengan beberapa bahkan hampir teridentifikasi, seseorang dapat membuat kesalahan dengan membuat duplikat catatan aset sehingga perlu untuk memberi label dan menandai aset dengan benar. Penandaan atau pelabelan seperti itu juga dapat mempercepat audit aset tetap karena mereka dapat diidentifikasi dengan mudah.

Melakukan verifikasi aset – untuk memastikan manajemen aset yang optimal, verifikasi aset fisik berkala harus dilakukan untuk memastikan keberadaan dan identifikasi semacam itu, untuk menghasilkan rekonsiliasi hasil verifikasi dengan catatan aset dalam buku-buku bisnis, dengan semua pengecualian signifikan dicatat dan diselidiki dengan tepat. Hal ini juga dapat mengungkapkan ketidakefisienan dalam proses akuisisi dan pengendalian aset yang mungkin memerlukan perhatian dan koreksi yang perlu untuk menjaga.

Menetapkan SOP atau Kebijakan Aset Tetap dan kontrol internal yang kuat – Adanya standar prosedur operasi (SOP) atau kebijakan aset tetap atau kontrol internal dianggap sebagai cara yang bijaksana untuk mengelola secara efektif seperti itu dalam bisnis. Karena mereka biasanya pengeluaran modal besar, menempatkan mekanisme seperti itu akan memastikan perolehan mereka, pemeliharaan, gerakan dan pelepasan dikelola dengan baik dengan risiko lebih rendah dari insiden seperti pencurian, keberadaan aset hantu, penyalahgunaan dan kesalahan yang memiliki potensi untuk mempengaruhi profitabilitas. Kebijakan depresiasi dan pembuangan yang benar-benar diterima dan didokumentasikan dengan implementasi yang tepat akan mengurangi risiko salah saji atau kesalahan dalam pelaporan keuangan.

Dapatkan perangkat lunak aset tetap yang andal – Perangkat lunak aset tetap yang andal tidak hanya akan memiliki data yang tersedia pada komponen aset, lokasi, kuantitas, dll tetapi juga akan meningkatkan pelaporan. Penerapan cara manual untuk menghitung mengatakan depresiasi dapat cacat oleh beberapa kesalahan yang akan mempengaruhi keandalan nilai aset tetap dalam laporan keuangan, namun, penggunaan perangkat lunak tersebut menawarkan laporan yang relatif ditingkatkan yang dapat dihasilkan kapan saja atau setiap hari. Praktik seperti mencocokkan, memindai dan melampirkan faktur ke catatan aset didorong karena akan memberikan manajemen dengan penilaian yang akurat dari aset tetap dalam seluruh bisnis dan memfasilitasi audit semacam itu.

Kesimpulan

Terbukti bahwa dengan manajemen aset tetap yang efektif, bisnis memiliki potensi untuk memaksimalkan laba atas investasi modal, mengurangi risiko dan meningkatkan efisiensi pengelolaan aset, menghemat biaya dan waktu administratif, meningkatkan akurasi kepatuhan pelaporan keuangan dan pajak dan membuat keputusan yang efektif untuk meningkatkan profitabilitas organisasi secara keseluruhan dan mendukung pertumbuhan.

Migrasi Aset Tetap Ke SAP – Panduan Harlex

1 Ikhtisar

1.1 Pendahuluan

Dokumen ini dimaksudkan sebagai panduan pengguna dalam cara mengatasi masalah umum dalam memigrasikan aset tetap ke SAP.

Untuk konversi satu kali ke SAP, kami mendukung penggunaan alat LSMW. Hal ini memungkinkan Anda untuk memanfaatkan kekuatan penuh ABAP saat menggunakan fungsi pemrosesan SAP standar, namun tidak banyak manajemen file dan pemrosesan yang bekerja secara otomatis. Namun, bahkan dalam LSMW ada sejumlah metode yang mungkin untuk memigrasi aset tetap.

Dokumen ini akan membahas pemuatan aset tetap menggunakan program beban standar RAALTD01, meskipun dua alternatif secara singkat dibahas di bawah ini.

1.2 Metode pemuatan

1.2.1 Rekaman BDC dari transaksi AS91

Ini adalah solusi yang paling sederhana dan mungkin cocok untuk pengunggahan yang sangat mendasar. Jika misalnya Anda tidak membuat aset tetap di SAP, tetapi memperbarui satu bidang dalam aset tetap yang sudah ada dalam sistem, maka ini mungkin merupakan pendekatan yang tepat. Tapi itu tidak cukup fleksibel untuk digunakan untuk pembuatan data aset tetap.

1.2.2 Objek bisnis BUS1022

Ini akan membuat IDOC tipe FIXEDASSET_CREATEINCLVALUES01 dan memprosesnya melalui fungsi SAP BAPI BAPI_FIXEDASSET_OVRTAKE_CREATE.

Ini mungkin solusi yang akan direkomendasikan SAP. SAP tertarik pada BAPI karena mereka kuat, fleksibel dan dapat dengan mudah dipanggil dari sistem eksternal melalui RFC. Tetapi itu tidak selalu menjadikan mereka pilihan yang tepat untuk migrasi data. Struktur BAPI tidak selalu sangat intuitif dan pekerjaan pengembangan dimuka dapat menjadi rumit.

Juga metode ini melibatkan pemrosesan IDOC. Sementara penanganan kesalahan standar dan fungsi pemrosesan ulang untuk IDOC di SAP sangat mengesankan, tidak selalu transparan. Migrasi aset tetap menggunakan metode ini akan cocok untuk seseorang yang sangat kuat di bidang BAPI dan IDOC ..

1.2.3 Program beban standar RAALTD01

Ini umumnya pendekatan yang saya inginkan untuk migrasi aset tetap ke SAP.

Program beban standar tidak sempurna. Seperti yang telah dibahas nanti, ada satu atau dua area yang tidak mencakup dan seperti banyak program standar SAP, ia memiliki kebiasaannya: misalnya, ketika Anda datang untuk memuat aset, Anda tidak memiliki opsi untuk membuat sesi BDC jika salah satu panggilan transaksi gagal, maka program akan membuat sesi BDC untuk catatan tersebut.

Namun demikian, ini adalah program yang kuat dan fleksibel, dan relatif mudah digunakan. Fakta bahwa Anda dapat menjalankan beban aset dalam mode uji coba sebelum membuat data apa pun juga merupakan keuntungan besar, meskipun uji coba tidak selalu mengambil 100% kesalahan.

1.3 Asumsi

Dokumen ini mengasumsikan pengetahuan kerja LSMW, dan setidaknya beberapa pemahaman dasar tentang struktur data aset tetap di SAP.

2 Dasar-dasar

2.1 Struktur data

Ada dua struktur data dalam program beban aset RAALTD01 – BALTD dan BALTB.

2.1.1 BALT D

Struktur ini wajib dan berisi semua data master aset tetap dasar.

2.1.2 BALT B

Struktur ini untuk apa yang dikenal sebagai transaksi aset. Dua skenario umum di mana struktur ini perlu diisi adalah:

a) Suatu aset dikapitalisasi setelah dimulainya tahun keuangan saat ini (tahun keuangan saat ini adalah tahun di mana Anda akan memigrasikan aset-aset ini ke SAP), atau

b) Suatu aset dibuang di tahun keuangan saat ini

2.2 Bidang penting

Bidang Kunci

BALTD- ANLN1 Nomor aset (biasanya tidak digunakan – penomoran internal)

BALTD- ANLN2 Jumlah aset (biasanya tidak digunakan – penomoran internal)

Kode Perusahaan BALTD- BUKRS

BALTD-ANLKL Aset kelas

BALTD-OLDN1 Nomor utama aset warisan

BALTD-OLDN2 Nomor sub-status aset lawas

BALTD- TCODE SAP transaction

Jenis Rekaman BALTD-RCTYP

Data master

BALTD- AKTIV Capitalization date

Deskripsi BALTD-TXT50

BALTD- TXA50 Deskripsi tambahan

BALTD- STORT Location

BALTD-WERKS Menanam

Pusat biaya BALTD-KOSTL

Vendor BALTD- LIFNR

BALTD-INVNR Inventory number

Nama Vendor BALTD- LIEFE

BALTD- AIBN1 Nomor Vendor Asli

Data Depresiasi (beberapa catatan per aset)

BALTD- AFABEnn Area depresiasi

BALTD- NDJARnn Umur rencana yang berguna (tahun)

BALTD- NDPERnn Kemakmuran yang direncanakan (bulan)

BALTD- AFASLnn Tombol depresiasi

BALTD- AFABGnn Tanggal mulai penyusutan

BALTD- KANSWnn Nilai buku bruto

BALTD- KNAFAnn Akumulasi penyusutan

BALTD- NAFAGnn Ord dep diposting

Transaksi

BALTD- BWCNT Jumlah transaksi

Kode Perusahaan BALTB- BUKRS

BALTB- ANLKL Aset kelas

BALTB- OLDN1 Nomor utama aset warisan

BALTB- OLDN2 nomor sub aset Legacy

BALTB- TCODE SAP transaction

BALTB- Tanggal transaksi BZDAT

Jenis Rekaman BALTB-RCTYP

Jenis Transaksi BALTB-BWASL

BALTB- ANBTRnn Jumlah

2.3 Memodifikasi struktur aset standar

Adalah mungkin (dan disetujui oleh SAP) untuk memodifikasi struktur SAP BALTD dan BALTB. Anda hanya perlu memodifikasi BALTB jika Anda telah menambahkan area depresiasi ekstra ke BALTD.

Anda tentu saja memerlukan kunci objek untuk melakukannya, tetapi selama bidang yang Anda tambahkan aktif dalam transaksi AS91, AS92, dll, maka ini adalah satu-satunya perubahan yang perlu Anda lakukan. RAALTD01 akan melakukan sisanya.

Alasan umum untuk memodifikasi BALTD mungkin untuk menghapus untuk meningkatkan jumlah kunci investasi (pengaturan default adalah 2) atau jumlah area depresiasi (pengaturan default adalah 8). Lihat lebih lanjut tentang area penyusutan di bawah ini.

Ada informasi lebih lanjut di SAP OSS note 23716.

3 Masalah Umum

3,1 konversi Alpha

Karena RAALTD01 sangat terkait erat dengan program pengunggahan langsung RAALTD11, RAALTD11 tetap memiliki beberapa fitur dari program pengunggahan langsung. Salah satunya adalah bahwa ia memeriksa saat mengunggah apakah data kunci yang direferensikan dalam aset ada di SAP. Itu melakukan ini tanpa membuat konversi alpha.

Jadi, jika Anda membuat aset dengan kelas aset (bidang ANLKL) '100', Anda harus menentukan ini dalam pemetaan LSMW dalam format SAP internal, yaitu. '00000100'. Hal yang sama berlaku untuk pusat biaya, vendor, dll.

3,2 nomor aset Warisan

Sangat penting ketika memigrasikan data ke SAP untuk menyimpan referensi ke kunci data warisan.

Hal ini penting untuk alasan bisnis – sehingga pengguna dapat dengan mudah melihat hubungan antara data lama mereka dan yang baru – tetapi itu juga penting untuk alasan teknis. Ini jelas untuk objek tertentu seperti vendor dan pelanggan di mana Anda perlu menyimpan tautan agar dapat memigrasikan data transaksional tindak lanjut seperti AR dan AP. Tetapi ini juga berguna untuk aset.

Ini sangat membantu dalam tahap uji dari migrasi data untuk dapat menjalankan dan menjalankan kembali program beban Anda tanpa takut memuat informasi duplikat. Dengan menyimpan nomor aset warisan di suatu tempat di master aset, Anda dapat dengan mudah memeriksa dengan beberapa kode ABAP di LSMW Anda apakah aset warisan ini telah dibuat dalam tabel ANLA.

Bidang yang paling umum untuk menyimpan nomor warisan adalah AIBN1 (Nomor Aset Asli) tetapi jangan memasukkan nomor warisan Anda di sini tanpa memeriksa. Bidang ini dimaksudkan untuk digunakan untuk nomor aset asli di SAP setelah ditransfer ke nomor baru.

Jika menggunakan AIBN1 akan menjadi masalah, opsi lain adalah ANLH-ANLHTXT. Ini adalah bidang teks yang sering tidak digunakan.

Satu ikan herring merah dalam program pemuatan adalah OLDN1 (nomor aset lama). Bidang ini ada dalam struktur beban tetapi tidak dalam tabel basis data. Ini hanya digunakan dalam pemrosesan program beban. Lihat informasi lebih lanjut tentang bidang ini di bawah ini di 'Kebiasaan lain'.

Jika Anda menemukan bahwa AIBN1 dan ANLHTXT tidak muncul di layar AS91, Anda dapat mengubah tata letak layar dalam penyesuaian.

Akuntansi Keuangan> Akuntansi Aset> Data Master> Tata Letak Layar> Tentukan Tata Letak Layar untuk Data Master Aset

3.3 Tidak ada penyesuaian

Sebelum menjalankan pengujian dan migrasi aset langsung, harap periksa apakah penyesuaian berikut sudah ada. Untuk beberapa alasan, langkah-langkah ini sering diabaikan oleh konsultan fungsional FI-CO:

Tanggal transfer – ini harus diatur untuk menutup tanggal Anda bermigrasi aset. Karena AS91 khusus untuk migrasi data, ia mengharapkan bahwa tanggal kapitalisasi untuk semua aset yang Anda migrasikan akan menjadi sebelum tanggal transfer. Periksa ini di tabel T093C.

Tahun fiskal saat ini – juga di T093C, periksa apakah ini sudah disetel dengan benar.

Rentang angka – transaksi SNUM.

3.4 NBV – Nilai buku bersih

Tidak mungkin untuk langsung memigrasikan nilai buku bersih suatu aset. Anda harus memigrasikan nilai buku bruto (biaya perolehan) dan akumulasi penyusutan. SAP kemudian akan menghitung NBV.

3,5 Data tergantung waktu

Beberapa data aset tergantung waktu, yaitu. Anda dapat melihat riwayat bidang-bidang ini. Contoh bidang adalah pusat biaya, pabrik, pesanan internal, lokasi, dan area bisnis. Mereka semua disimpan dalam tabel ANLZ. Program beban SAP standar hanya dapat menangani nilai saat ini dari bidang-bidang ini. Anda tidak dapat memigrasi beberapa catatan ANLZ per aset.

Jika Anda perlu melakukan ini, Anda harus terlebih dahulu membuat aset Anda menggunakan RAALTD01 dan memuat nilai-nilai awal dari bidang-bidang ini. Kemudian buat program LSMW lain menggunakan rekaman AS92 untuk mengunggah semua perubahan.

3.6 Migrasi aset tengah tahun

Karena bagaimana penyusutan aset tetap berhubungan dengan General Ledger, jika Anda memindahkan aset di pertengahan tahun fiskal, Anda harus membagi depresiasi hingga tanggal menjadi dua jumlah: depresiasi hingga akhir tahun fiskal sebelumnya, dan depresiasi selama tahun fiskal saat ini.

Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dalam kode LSMW: di layar Nilai Pengambilalihan, masukkan jumlah depresiasi hingga akhir tahun sebelumnya ke dalam bidang Akumulasi Penyusutan (BALTD-KNAFAnn) dan jumlah penyusutan dalam tahun berjalan ke dalam bidang Depresiasi Biasa Diposting (BALTD-NAFAGnn). Ini umumnya metode yang paling populer.

Cara kedua adalah mentransfer aset pada akhir tahun fiskal sebelumnya dan kemudian menjalankan depresiasi dalam SAP untuk semua bulan dalam tahun berjalan. Ini melibatkan lebih banyak pekerjaan untuk konsultan fungsional.

3.7 Aset yang dibuat di tahun ini

Untuk alasan yang sama seperti yang dijelaskan dalam 'migrasi aset pertengahan tahun' di atas, Anda harus membedakan SAP antara aset yang dibuat pada tahun-tahun sebelumnya dan aset yang dibuat pada tahun-tahun sekarang. Kapitalisasi Anda dalam tahun berjalan perlu diidentifikasi sebagai transaksi.

Dalam situasi ini, Anda harus mengirim catatan BALTD dan catatan BALTB.

Pengeposan Anda akan berbeda dari pembuatan aset standar dengan cara berikut:

· BALTD-BWCNT perlu diisi dengan '0001' (dengan asumsi Anda hanya memposting satu transaksi)

· Anda perlu memetakan nilai akuisisi ke BALTB-ANBTRnn dengan jenis transaksi '100' alih-alih memetakannya seperti biasa ke BALTD-KANSWnn

· BALTD-KNAFAnn tidak perlu diisi

· BALTD-NAFAGnn harus diisi dengan jumlah depresiasi

· BALTB-BZDAT harus diisi dengan tanggal kapitalisasi

3.8 Pembuangan aset

Pembuangan dalam tahun fiskal saat ini juga harus diidentifikasi sebagai transaksi.

Dalam situasi ini, Anda harus mengirim catatan BALTD dan catatan BALTB.

Pengeposan Anda akan berbeda dari pembuatan aset standar dengan cara berikut:

· BALTD-BWCNT perlu diisi dengan '0001' (dengan asumsi Anda hanya memposting satu transaksi)

· Anda perlu memetakan nilai pembuangan ke BALTB-ANBTRnn dengan jenis transaksi '200'

· BALTB-BZDAT harus diisi dengan tanggal pembuangan

3.9 Area penyusutan

Ketika membuat aset tetap di SAP Anda akan sering mengisi beberapa area depresiasi. Area depresiasi umum yang diatur dalam SAP mungkin adalah Penyusutan Lokal, Penyusutan Grup (jika perusahaan Anda bersifat internasional) dan Pajak. Aturan depresiasi untuk masing-masing ini mungkin sedikit berbeda, oleh karena itu Anda akan membuat satu area depresiasi untuk masing-masing.

Jarang, Anda mungkin membutuhkan lebih dari 8 area depresiasi yang disediakan sebagai default oleh SAP dalam struktur BALTD dan BALTB. Saya hanya pernah mengalami ini sekali saat memuat aset tetap di Italia. Itu diperlukan karena devaluasi mata uang banyak yang telah dialami lira Italia selama lebih dari tiga puluh tahun terakhir.

Ini dapat ditangani dengan memodifikasi struktur standar BALTD dan BALTB. Lihat informasi di atas ini di bagian 'Memodifikasi struktur aset standar'.

3.10Khawatir lainnya

3.10.1Karakter tidak valid

Anda tidak boleh menempatkan karakter hash # di salah satu bidang BALTB atau BALTD.

3.10.2 Teks panjang

Program unggah standar tidak menangani teks panjang. Ini perlu dimuat dalam program terpisah. Tetapi situasi ini jarang terjadi.

3.10.3 'Jenis catatan tak terduga ditemukan'

Kesalahan ini terjadi jika Anda memasukkan tipe catatan yang salah dalam dua bidang RCTYP. Seharusnya 'A' di BALTD dan 'B' di BALTB.

Namun, Anda yakin bahwa Anda tidak memiliki masalah ini dan Anda masih mendapatkan kesalahan, periksa apakah ada data master yang Anda rujuk ada. Misalnya, apakah semua nomor pusat biaya Anda valid. Saya pernah mengalami kesalahan ini ketika memindahkan aset dengan transaksi. Kesalahan 'nyata' dari data tidak valid dalam catatan BALTD Anda tidak diberikan oleh SAP. Ini memberikan kesalahan ini sebagai gantinya.

Moral dari cerita ini: selalu memvalidasi bidang data master Anda di LSMW saat memuat aset tetap. Satu set rutinitas pengguna seperti CHECK_KOSTL, CHECK_WERKS, CHECK_LIFNR, dll, dapat menghemat banyak waktu.

3.10.4Audit dan laporan Kesalahan

Pelaporan kesalahan sangat mengerikan dalam RAALTD01 jika Anda tidak mengisi bidang BALTD-OLDN1. Jika Anda tidak mengisi bidang ini, program akan mencantumkan kesalahan apa pun yang Anda miliki dengan deskripsi aset saja, yang tidak sangat membantu. Jadi, selalu isi OLDN1 meskipun Anda tidak melakukan migrasi transaksi.

4 Catatan Kaki

Panduan ini harus dilihat sebagai titik awal untuk diskusi dan tidak dimaksudkan sebagai pemeriksaan menyeluruh dari berbagai metode yang tersedia. Pasti akan ada keadaan khusus untuk situasi individu yang tidak dapat dibahas di sini.

Anda dapat menemukan lebih banyak Panduan Harlex untuk migrasi data SAP di sini: http://www.harlex-ltd.com/downloads.html

Untuk informasi lebih lanjut tentang migrasi aset tetap ke SAP atau memang pada topik konversi data, silakan hubungi Harlex di: [email protected]