Migrasi Aset Tetap Ke SAP – Panduan Harlex

1 Ikhtisar

1.1 Pendahuluan

Dokumen ini dimaksudkan sebagai panduan pengguna dalam cara mengatasi masalah umum dalam memigrasikan aset tetap ke SAP.

Untuk konversi satu kali ke SAP, kami mendukung penggunaan alat LSMW. Hal ini memungkinkan Anda untuk memanfaatkan kekuatan penuh ABAP saat menggunakan fungsi pemrosesan SAP standar, namun tidak banyak manajemen file dan pemrosesan yang bekerja secara otomatis. Namun, bahkan dalam LSMW ada sejumlah metode yang mungkin untuk memigrasi aset tetap.

Dokumen ini akan membahas pemuatan aset tetap menggunakan program beban standar RAALTD01, meskipun dua alternatif secara singkat dibahas di bawah ini.

1.2 Metode pemuatan

1.2.1 Rekaman BDC dari transaksi AS91

Ini adalah solusi yang paling sederhana dan mungkin cocok untuk pengunggahan yang sangat mendasar. Jika misalnya Anda tidak membuat aset tetap di SAP, tetapi memperbarui satu bidang dalam aset tetap yang sudah ada dalam sistem, maka ini mungkin merupakan pendekatan yang tepat. Tapi itu tidak cukup fleksibel untuk digunakan untuk pembuatan data aset tetap.

1.2.2 Objek bisnis BUS1022

Ini akan membuat IDOC tipe FIXEDASSET_CREATEINCLVALUES01 dan memprosesnya melalui fungsi SAP BAPI BAPI_FIXEDASSET_OVRTAKE_CREATE.

Ini mungkin solusi yang akan direkomendasikan SAP. SAP tertarik pada BAPI karena mereka kuat, fleksibel dan dapat dengan mudah dipanggil dari sistem eksternal melalui RFC. Tetapi itu tidak selalu menjadikan mereka pilihan yang tepat untuk migrasi data. Struktur BAPI tidak selalu sangat intuitif dan pekerjaan pengembangan dimuka dapat menjadi rumit.

Juga metode ini melibatkan pemrosesan IDOC. Sementara penanganan kesalahan standar dan fungsi pemrosesan ulang untuk IDOC di SAP sangat mengesankan, tidak selalu transparan. Migrasi aset tetap menggunakan metode ini akan cocok untuk seseorang yang sangat kuat di bidang BAPI dan IDOC ..

1.2.3 Program beban standar RAALTD01

Ini umumnya pendekatan yang saya inginkan untuk migrasi aset tetap ke SAP.

Program beban standar tidak sempurna. Seperti yang telah dibahas nanti, ada satu atau dua area yang tidak mencakup dan seperti banyak program standar SAP, ia memiliki kebiasaannya: misalnya, ketika Anda datang untuk memuat aset, Anda tidak memiliki opsi untuk membuat sesi BDC jika salah satu panggilan transaksi gagal, maka program akan membuat sesi BDC untuk catatan tersebut.

Namun demikian, ini adalah program yang kuat dan fleksibel, dan relatif mudah digunakan. Fakta bahwa Anda dapat menjalankan beban aset dalam mode uji coba sebelum membuat data apa pun juga merupakan keuntungan besar, meskipun uji coba tidak selalu mengambil 100% kesalahan.

1.3 Asumsi

Dokumen ini mengasumsikan pengetahuan kerja LSMW, dan setidaknya beberapa pemahaman dasar tentang struktur data aset tetap di SAP.

2 Dasar-dasar

2.1 Struktur data

Ada dua struktur data dalam program beban aset RAALTD01 – BALTD dan BALTB.

2.1.1 BALT D

Struktur ini wajib dan berisi semua data master aset tetap dasar.

2.1.2 BALT B

Struktur ini untuk apa yang dikenal sebagai transaksi aset. Dua skenario umum di mana struktur ini perlu diisi adalah:

a) Suatu aset dikapitalisasi setelah dimulainya tahun keuangan saat ini (tahun keuangan saat ini adalah tahun di mana Anda akan memigrasikan aset-aset ini ke SAP), atau

b) Suatu aset dibuang di tahun keuangan saat ini

2.2 Bidang penting

Bidang Kunci

BALTD- ANLN1 Nomor aset (biasanya tidak digunakan – penomoran internal)

BALTD- ANLN2 Jumlah aset (biasanya tidak digunakan – penomoran internal)

Kode Perusahaan BALTD- BUKRS

BALTD-ANLKL Aset kelas

BALTD-OLDN1 Nomor utama aset warisan

BALTD-OLDN2 Nomor sub-status aset lawas

BALTD- TCODE SAP transaction

Jenis Rekaman BALTD-RCTYP

Data master

BALTD- AKTIV Capitalization date

Deskripsi BALTD-TXT50

BALTD- TXA50 Deskripsi tambahan

BALTD- STORT Location

BALTD-WERKS Menanam

Pusat biaya BALTD-KOSTL

Vendor BALTD- LIFNR

BALTD-INVNR Inventory number

Nama Vendor BALTD- LIEFE

BALTD- AIBN1 Nomor Vendor Asli

Data Depresiasi (beberapa catatan per aset)

BALTD- AFABEnn Area depresiasi

BALTD- NDJARnn Umur rencana yang berguna (tahun)

BALTD- NDPERnn Kemakmuran yang direncanakan (bulan)

BALTD- AFASLnn Tombol depresiasi

BALTD- AFABGnn Tanggal mulai penyusutan

BALTD- KANSWnn Nilai buku bruto

BALTD- KNAFAnn Akumulasi penyusutan

BALTD- NAFAGnn Ord dep diposting

Transaksi

BALTD- BWCNT Jumlah transaksi

Kode Perusahaan BALTB- BUKRS

BALTB- ANLKL Aset kelas

BALTB- OLDN1 Nomor utama aset warisan

BALTB- OLDN2 nomor sub aset Legacy

BALTB- TCODE SAP transaction

BALTB- Tanggal transaksi BZDAT

Jenis Rekaman BALTB-RCTYP

Jenis Transaksi BALTB-BWASL

BALTB- ANBTRnn Jumlah

2.3 Memodifikasi struktur aset standar

Adalah mungkin (dan disetujui oleh SAP) untuk memodifikasi struktur SAP BALTD dan BALTB. Anda hanya perlu memodifikasi BALTB jika Anda telah menambahkan area depresiasi ekstra ke BALTD.

Anda tentu saja memerlukan kunci objek untuk melakukannya, tetapi selama bidang yang Anda tambahkan aktif dalam transaksi AS91, AS92, dll, maka ini adalah satu-satunya perubahan yang perlu Anda lakukan. RAALTD01 akan melakukan sisanya.

Alasan umum untuk memodifikasi BALTD mungkin untuk menghapus untuk meningkatkan jumlah kunci investasi (pengaturan default adalah 2) atau jumlah area depresiasi (pengaturan default adalah 8). Lihat lebih lanjut tentang area penyusutan di bawah ini.

Ada informasi lebih lanjut di SAP OSS note 23716.

3 Masalah Umum

3,1 konversi Alpha

Karena RAALTD01 sangat terkait erat dengan program pengunggahan langsung RAALTD11, RAALTD11 tetap memiliki beberapa fitur dari program pengunggahan langsung. Salah satunya adalah bahwa ia memeriksa saat mengunggah apakah data kunci yang direferensikan dalam aset ada di SAP. Itu melakukan ini tanpa membuat konversi alpha.

Jadi, jika Anda membuat aset dengan kelas aset (bidang ANLKL) '100', Anda harus menentukan ini dalam pemetaan LSMW dalam format SAP internal, yaitu. '00000100'. Hal yang sama berlaku untuk pusat biaya, vendor, dll.

3,2 nomor aset Warisan

Sangat penting ketika memigrasikan data ke SAP untuk menyimpan referensi ke kunci data warisan.

Hal ini penting untuk alasan bisnis – sehingga pengguna dapat dengan mudah melihat hubungan antara data lama mereka dan yang baru – tetapi itu juga penting untuk alasan teknis. Ini jelas untuk objek tertentu seperti vendor dan pelanggan di mana Anda perlu menyimpan tautan agar dapat memigrasikan data transaksional tindak lanjut seperti AR dan AP. Tetapi ini juga berguna untuk aset.

Ini sangat membantu dalam tahap uji dari migrasi data untuk dapat menjalankan dan menjalankan kembali program beban Anda tanpa takut memuat informasi duplikat. Dengan menyimpan nomor aset warisan di suatu tempat di master aset, Anda dapat dengan mudah memeriksa dengan beberapa kode ABAP di LSMW Anda apakah aset warisan ini telah dibuat dalam tabel ANLA.

Bidang yang paling umum untuk menyimpan nomor warisan adalah AIBN1 (Nomor Aset Asli) tetapi jangan memasukkan nomor warisan Anda di sini tanpa memeriksa. Bidang ini dimaksudkan untuk digunakan untuk nomor aset asli di SAP setelah ditransfer ke nomor baru.

Jika menggunakan AIBN1 akan menjadi masalah, opsi lain adalah ANLH-ANLHTXT. Ini adalah bidang teks yang sering tidak digunakan.

Satu ikan herring merah dalam program pemuatan adalah OLDN1 (nomor aset lama). Bidang ini ada dalam struktur beban tetapi tidak dalam tabel basis data. Ini hanya digunakan dalam pemrosesan program beban. Lihat informasi lebih lanjut tentang bidang ini di bawah ini di 'Kebiasaan lain'.

Jika Anda menemukan bahwa AIBN1 dan ANLHTXT tidak muncul di layar AS91, Anda dapat mengubah tata letak layar dalam penyesuaian.

Akuntansi Keuangan> Akuntansi Aset> Data Master> Tata Letak Layar> Tentukan Tata Letak Layar untuk Data Master Aset

3.3 Tidak ada penyesuaian

Sebelum menjalankan pengujian dan migrasi aset langsung, harap periksa apakah penyesuaian berikut sudah ada. Untuk beberapa alasan, langkah-langkah ini sering diabaikan oleh konsultan fungsional FI-CO:

Tanggal transfer – ini harus diatur untuk menutup tanggal Anda bermigrasi aset. Karena AS91 khusus untuk migrasi data, ia mengharapkan bahwa tanggal kapitalisasi untuk semua aset yang Anda migrasikan akan menjadi sebelum tanggal transfer. Periksa ini di tabel T093C.

Tahun fiskal saat ini – juga di T093C, periksa apakah ini sudah disetel dengan benar.

Rentang angka – transaksi SNUM.

3.4 NBV – Nilai buku bersih

Tidak mungkin untuk langsung memigrasikan nilai buku bersih suatu aset. Anda harus memigrasikan nilai buku bruto (biaya perolehan) dan akumulasi penyusutan. SAP kemudian akan menghitung NBV.

3,5 Data tergantung waktu

Beberapa data aset tergantung waktu, yaitu. Anda dapat melihat riwayat bidang-bidang ini. Contoh bidang adalah pusat biaya, pabrik, pesanan internal, lokasi, dan area bisnis. Mereka semua disimpan dalam tabel ANLZ. Program beban SAP standar hanya dapat menangani nilai saat ini dari bidang-bidang ini. Anda tidak dapat memigrasi beberapa catatan ANLZ per aset.

Jika Anda perlu melakukan ini, Anda harus terlebih dahulu membuat aset Anda menggunakan RAALTD01 dan memuat nilai-nilai awal dari bidang-bidang ini. Kemudian buat program LSMW lain menggunakan rekaman AS92 untuk mengunggah semua perubahan.

3.6 Migrasi aset tengah tahun

Karena bagaimana penyusutan aset tetap berhubungan dengan General Ledger, jika Anda memindahkan aset di pertengahan tahun fiskal, Anda harus membagi depresiasi hingga tanggal menjadi dua jumlah: depresiasi hingga akhir tahun fiskal sebelumnya, dan depresiasi selama tahun fiskal saat ini.

Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dalam kode LSMW: di layar Nilai Pengambilalihan, masukkan jumlah depresiasi hingga akhir tahun sebelumnya ke dalam bidang Akumulasi Penyusutan (BALTD-KNAFAnn) dan jumlah penyusutan dalam tahun berjalan ke dalam bidang Depresiasi Biasa Diposting (BALTD-NAFAGnn). Ini umumnya metode yang paling populer.

Cara kedua adalah mentransfer aset pada akhir tahun fiskal sebelumnya dan kemudian menjalankan depresiasi dalam SAP untuk semua bulan dalam tahun berjalan. Ini melibatkan lebih banyak pekerjaan untuk konsultan fungsional.

3.7 Aset yang dibuat di tahun ini

Untuk alasan yang sama seperti yang dijelaskan dalam 'migrasi aset pertengahan tahun' di atas, Anda harus membedakan SAP antara aset yang dibuat pada tahun-tahun sebelumnya dan aset yang dibuat pada tahun-tahun sekarang. Kapitalisasi Anda dalam tahun berjalan perlu diidentifikasi sebagai transaksi.

Dalam situasi ini, Anda harus mengirim catatan BALTD dan catatan BALTB.

Pengeposan Anda akan berbeda dari pembuatan aset standar dengan cara berikut:

· BALTD-BWCNT perlu diisi dengan '0001' (dengan asumsi Anda hanya memposting satu transaksi)

· Anda perlu memetakan nilai akuisisi ke BALTB-ANBTRnn dengan jenis transaksi '100' alih-alih memetakannya seperti biasa ke BALTD-KANSWnn

· BALTD-KNAFAnn tidak perlu diisi

· BALTD-NAFAGnn harus diisi dengan jumlah depresiasi

· BALTB-BZDAT harus diisi dengan tanggal kapitalisasi

3.8 Pembuangan aset

Pembuangan dalam tahun fiskal saat ini juga harus diidentifikasi sebagai transaksi.

Dalam situasi ini, Anda harus mengirim catatan BALTD dan catatan BALTB.

Pengeposan Anda akan berbeda dari pembuatan aset standar dengan cara berikut:

· BALTD-BWCNT perlu diisi dengan '0001' (dengan asumsi Anda hanya memposting satu transaksi)

· Anda perlu memetakan nilai pembuangan ke BALTB-ANBTRnn dengan jenis transaksi '200'

· BALTB-BZDAT harus diisi dengan tanggal pembuangan

3.9 Area penyusutan

Ketika membuat aset tetap di SAP Anda akan sering mengisi beberapa area depresiasi. Area depresiasi umum yang diatur dalam SAP mungkin adalah Penyusutan Lokal, Penyusutan Grup (jika perusahaan Anda bersifat internasional) dan Pajak. Aturan depresiasi untuk masing-masing ini mungkin sedikit berbeda, oleh karena itu Anda akan membuat satu area depresiasi untuk masing-masing.

Jarang, Anda mungkin membutuhkan lebih dari 8 area depresiasi yang disediakan sebagai default oleh SAP dalam struktur BALTD dan BALTB. Saya hanya pernah mengalami ini sekali saat memuat aset tetap di Italia. Itu diperlukan karena devaluasi mata uang banyak yang telah dialami lira Italia selama lebih dari tiga puluh tahun terakhir.

Ini dapat ditangani dengan memodifikasi struktur standar BALTD dan BALTB. Lihat informasi di atas ini di bagian 'Memodifikasi struktur aset standar'.

3.10Khawatir lainnya

3.10.1Karakter tidak valid

Anda tidak boleh menempatkan karakter hash # di salah satu bidang BALTB atau BALTD.

3.10.2 Teks panjang

Program unggah standar tidak menangani teks panjang. Ini perlu dimuat dalam program terpisah. Tetapi situasi ini jarang terjadi.

3.10.3 'Jenis catatan tak terduga ditemukan'

Kesalahan ini terjadi jika Anda memasukkan tipe catatan yang salah dalam dua bidang RCTYP. Seharusnya 'A' di BALTD dan 'B' di BALTB.

Namun, Anda yakin bahwa Anda tidak memiliki masalah ini dan Anda masih mendapatkan kesalahan, periksa apakah ada data master yang Anda rujuk ada. Misalnya, apakah semua nomor pusat biaya Anda valid. Saya pernah mengalami kesalahan ini ketika memindahkan aset dengan transaksi. Kesalahan 'nyata' dari data tidak valid dalam catatan BALTD Anda tidak diberikan oleh SAP. Ini memberikan kesalahan ini sebagai gantinya.

Moral dari cerita ini: selalu memvalidasi bidang data master Anda di LSMW saat memuat aset tetap. Satu set rutinitas pengguna seperti CHECK_KOSTL, CHECK_WERKS, CHECK_LIFNR, dll, dapat menghemat banyak waktu.

3.10.4Audit dan laporan Kesalahan

Pelaporan kesalahan sangat mengerikan dalam RAALTD01 jika Anda tidak mengisi bidang BALTD-OLDN1. Jika Anda tidak mengisi bidang ini, program akan mencantumkan kesalahan apa pun yang Anda miliki dengan deskripsi aset saja, yang tidak sangat membantu. Jadi, selalu isi OLDN1 meskipun Anda tidak melakukan migrasi transaksi.

4 Catatan Kaki

Panduan ini harus dilihat sebagai titik awal untuk diskusi dan tidak dimaksudkan sebagai pemeriksaan menyeluruh dari berbagai metode yang tersedia. Pasti akan ada keadaan khusus untuk situasi individu yang tidak dapat dibahas di sini.

Anda dapat menemukan lebih banyak Panduan Harlex untuk migrasi data SAP di sini: http://www.harlex-ltd.com/downloads.html

Untuk informasi lebih lanjut tentang migrasi aset tetap ke SAP atau memang pada topik konversi data, silakan hubungi Harlex di: [email protected]

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *