Biaya Pelatihan Tetap Vs Biaya Pelatihan Variabel

Klien ekonomi saat ini menyulitkan departemen pelatihan untuk mendapatkan dana tambahan, apalagi dana operasi normal. Banyak kali departemen harus "melakukan apa-apa" dengan anggaran yang telah mereka berikan. Tetapi sekali Anda memiliki anggaran, tidak peduli seberapa besar atau seberapa kecil, Anda harus memiliki gagasan tentang biaya apa yang tetap dan biaya apa yang berubah-ubah.

Biaya pelatihan tetap adalah biaya yang dapat Anda andalkan kapan saja. Anda akan menganggarkan biaya-biaya ini dan dapat bergantung pada fakta bahwa kemungkinan besar mereka akan tetap sama. Misalnya, gaji staf pelatihan relatif tetap. Ketika Anda bekerja pada anggaran Anda, untuk jangka waktu apa pun, Anda tahu apakah Anda dapat menambahkan staf, yang akan kita diskusikan sebentar lagi. Anda juga akan tahu berapa banyak anggaran untuk kenaikan berdasarkan rata-rata dari tahun lalu. Tetapi secara keseluruhan, Anda akan dapat mengandalkan gaji sebagai barang tetap.

Peralatan yang Anda gunakan secara rutin untuk pelatihan juga merupakan biaya tetap. Bahkan, sebagian besar departemen pelatihan peralatan digunakan dibeli dan dibayar untuk sekali waktu. Item-item ini setiap hari menggunakan item seperti mesin fotokopi, komputer, laptop, proyektor overhead, LCD, layar, papan tulis otomatis, dan peralatan lain yang secara rutin digunakan di ruang kelas atau di kantor administrasi. Tetapi jangan lupa bahwa Anda harus memperbaiki biaya pemeliharaan untuk barang-barang ini. Bola lampu untuk overhead dan LCD cukup mahal, dan harus diganti dengan barang yang disetujui oleh produsen. Salah satu cara untuk memperbaiki biaya ini adalah untuk mengetahui berapa lama barang-barang ini bertahan dan merencanakan penggantian mereka sesuai. Salah satu kejutan terbesar dalam anggaran pelatihan adalah ketika semua LCD terbakar pada satu waktu, mengarah ke item biaya yang dapat menambah hingga ribuan dolar.

Overhead juga merupakan biaya tetap. Sebagai manajer pelatihan, Anda tahu berapa biaya untuk mempertahankan lokasi atau lokasi Anda. Biaya-biaya ini termasuk pembayaran sewa atau hipotek, biaya yang menyertai lokasi, seperti perlengkapan kantor dan kertas, dan juga pendapatan apa pun yang berasal dari departemen atau perusahaan lain yang menyewa ruang di gedung yang dimiliki. Anda juga dapat memasukkan biaya utilitas sebagai overhead tetap, tetapi hati-hati ketika cuaca menjadi sangat panas atau sangat dingin – salah satu cara untuk melakukan ini adalah untuk memastikan bahwa teknik menginstal termostat waktu. Banyak organisasi menyia-nyiakan pengeluaran uang overhead dan ruang pendingin yang kosong semalaman atau selama akhir pekan, sehingga departemen pelatihan dapat terus membuktikan nilainya dengan mematikan utilitas ketika tidak digunakan.

Akhirnya, program-program tetap atau terencana juga merupakan biaya tetap. Misalnya, jika Anda tahu berapa banyak orang akan berada dalam pengembangan kepemimpinan selama periode anggaran, Anda dapat merencanakan untuk materi dan biaya outsourcing segera. Hal terbaik untuk dilakukan dengan program yang direncanakan adalah tetap pada mereka kecuali jika perubahan benar-benar diperlukan.

Di sisi lain anggaran, biaya variabel adalah biaya yang harus Anda rencanakan dengan lebih hati-hati. Apakah Anda membayar biaya penggunaan bandwidth atau kursus online berdasarkan jumlah pengguna? Jika demikian, ini adalah biaya variabel. Anda dapat melihat penggunaan rata-rata dari tahun sebelumnya, atau Anda dapat membeli sejumlah pengguna tingkat lanjut untuk kursus online untuk mengelola biaya ini. Tetapi jangan berakhir pada posisi membuat orang menjauh.

Biaya bahan Anda juga bisa bervariasi. Pikirkan tentang program mana yang tidak "diperbaiki", seperti pelatihan karyawan baru. Anda tahu apa omset organisasi, tetapi dapatkah Anda mengantisipasi lompatan besar dalam perputaran? Anda juga tahu visi dan rencana bisnis organisasi, jadi gunakan itu untuk merencanakan biaya bahan Anda. Salah satu cara terbaik untuk menangani biaya ini adalah dengan membeli bahan sesuai kebutuhan dan merencanakannya. Tidak ada yang lebih buruk daripada berakhir dengan kotak manual yang ketinggalan jaman.

Akhirnya, biaya variabel besar dapat mencakup merger, akuisisi, ekspansi, dan pengurangan. Anda harus memiliki gagasan tentang ke mana organisasi akan menuju sejauh merger atau akuisisi – dan merencanakan anggaran yang sesuai. Tapi bisa jadi ada perubahan tak terduga seperti pengurangan atau ekspansi yang menyebabkan Anda harus membayar uang untuk rekonfigurasi atau penambahan ke staf.

Pengelolaan item variabel bergantung pada sebagian besar jenis sistem penganggaran yang digunakan organisasi Anda. Jika anggaran tetap, tidak ada banyak kelonggaran. Tetapi jika anggaran adalah anggaran "bergulir" atau anggaran gaya "pro-forma", Anda dapat mengelola uang sedikit lebih mudah karena biaya variabel berpindah dari satu sisi ke sisi lainnya. Untuk anggaran tetap, cara terbaik untuk menangani pengeluaran variabel adalah mencari cara untuk membayar mereka dari biaya tetap. Ketika variabel datang ke arah Anda, cari tahu bagaimana anggaran organisasi ditangani dan mintalah bantuan dari manajer keuangan.

Sekarang Anda tahu biaya pelatihan mana yang tetap dan mana yang berubah-ubah, Anda akan lebih siap untuk mengelola uang ketika masalah muncul.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *